Müssen Freiberufler aktuell E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Für inländische Unternehmen gilt inzwischen grundsätzlich, dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen. Das betrifft auch viele Freiberufler.

Müssen Kleinunternehmer immer eine E-Rechnung ausstellen?

Nicht zwingend. Kleinunternehmer sind bei der Ausstellung in vielen Fällen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.

Reicht eine PDF als E-Rechnung?

Nein, grundsätzlich nicht. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Eine einfache PDF ohne eingebettete XML-Daten erfüllt diese Anforderung nicht.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, sodass die Rechnung sowohl maschinell als auch vom Menschen lesbar ist.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen. Du musst sie GoBD-konform zehn Jahre lang in elektronischer Form archivieren.

E-Rechnung für Freiberufler: Pflicht, Fristen und praktische Umsetzung

Die E-Rechnung ist für praktisch jedes Unternehmen in Deutschland inzwischen ein Pflicht-Thema. Auch Freiberufler sollten das Thema nicht mehr als Zukunftsfrage betrachten, sondern ihre Abläufe so aufsetzen, dass sie E-Rechnungen empfangen und bei Bedarf auch ausstellen können. Dieser Artikel erklärt dir, welche Regeln aktuell gelten, welche Formate zugelassen sind und wie du die Umstellung Schritt für Schritt angehst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail reicht dafür grundsätzlich nicht aus, denn eine PDF enthält keine strukturierten Datenfelder, die ein System automatisch auslesen kann.

Die technische Grundlage bildet die europäische Norm EN 16931. Sie definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen und stellt sicher, dass Rechnungsdaten EU-weit interoperabel sind. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant, die beide dieser Norm entsprechen:

XRechnung: Ein reines XML-Format, das ausschliesslich maschinenlesbar ist. Es enthält keine visuelle Darstellung der Rechnung. Die XRechnung wird besonders im öffentlichen Sektor (B2G) eingesetzt und ist dort oft sogar Pflicht.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein hybrides Format, das eine klassische PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Damit ist die Rechnung sowohl maschinell verarbeitbar als auch für den Menschen lesbar. Für viele Freiberufler ist ZUGFeRD der praktischere Einstieg, weil die Rechnung visuell wie gewohnt aussieht.

Der entscheidende Unterschied: Während bei der XRechnung nur die XML-Datei zählt, liefert ZUGFeRD beides in einer Datei. Beide Formate sind für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zugelassen.

Welche Regeln gelten aktuell?

Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach aus, über das du strukturierte Rechnungsdateien entgegennehmen kannst.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es gestaffelte Übergangsfristen:

Aktuell: Für inländische Unternehmen gilt die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Jeder muss also strukturierte elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können.
Bis 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller dürfen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung (z. B. Papier oder einfache PDF) verwenden. Voraussetzung ist, dass der Empfänger zustimmt.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro können diese Übergangsfrist noch ein weiteres Jahr nutzen.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich zum Regelfall. Übergangsregelungen laufen aus, und alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen können.

Plane deshalb frühzeitig. Selbst wenn du die Übergangsfrist bis Ende 2027 nutzen kannst, lohnt es sich, die Umstellung nicht auf den letzten Moment zu schieben.

Sind Freiberufler betroffen?

Ja. Freiberufler sind nicht pauschal ausgenommen. Wer Leistungen an andere Unternehmen im Inland erbringt, fällt grundsätzlich ebenfalls unter die neuen Regeln. Das gilt quer durch alle freiberuflichen Tätigkeiten:

Ein IT-Berater, der Projekte für eine GmbH abrechnet, muss nach Auslaufen der Übergangsfristen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Eine freiberufliche Übersetzerin, die für eine Agentur arbeitet, ist genauso betroffen.
Ein Architekt oder Ingenieur, der Planungsleistungen an ein Bauunternehmen fakturiert, fällt unter die B2B-Pflicht.
Eine Ärztin mit rein steuerfreien Heilbehandlungen ist dagegen bei vielen Umsätzen ausgenommen.

Es gibt wichtige Ausnahmen von der Ausstellungspflicht. Nach dem BMF gilt die Pflicht nicht unter anderem für:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Fahrausweise
Leistungen von Kleinunternehmern (nach § 19 UStG)
Viele B2C-Umsätze (Rechnungen an Privatpersonen)
Zahlreiche steuerfreie Umsätze (z. B. bestimmte Heilbehandlungen)

Kleinunternehmer müssen also häufig keine E-Rechnung ausstellen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können, wenn sie selbst Leistungen von anderen Unternehmen beziehen.

B2B und B2G: Das ist der Unterschied

Viele Freiberufler kennen die E-Rechnung zuerst aus dem Kontakt mit Behörden. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) gibt es bereits seit einigen Jahren eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an Bundesbehörden. Einige Bundesländer haben eigene Regelungen, die teilweise noch strenger sind. Dort ist die XRechnung in der Regel das vorgeschriebene Format, und du musst sie häufig über spezielle Portale wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes einreichen.

Die aktuell geltenden Regelungen betreffen dagegen den B2B-Bereich (Business-to-Business), also Rechnungen zwischen Unternehmen. Hier greift das Umsatzsteuerrecht, und du hast bei der Formatwahl mehr Spielraum (XRechnung oder ZUGFeRD). Beide Regelwerke können nebeneinander relevant sein: Wenn du sowohl an Behörden als auch an Unternehmen abrechnest, musst du unter Umständen beide Anforderungen erfüllen.

Welche Formate sind zugelassen?

Für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich akzeptiert das BMF Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind drei Formate relevant:

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format und der deutsche Standard für den öffentlichen Sektor. Sie enthält ausschliesslich strukturierte Daten ohne visuelle Darstellung. Für die Anzeige brauchst du eine Software oder einen Viewer, der die XML-Datei in eine lesbare Form bringt.

ZUGFeRD 2.x

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) in Version 2.0.1 und höher ist ein hybrides Format. Es bettet die strukturierten XML-Daten als Anhang in eine PDF/A-3-Datei ein. Dadurch bekommst du beides in einer Datei: maschinelle Verarbeitbarkeit und menschliche Lesbarkeit. Für Freiberufler, die nicht ausschliesslich mit Behörden arbeiten, ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl.

Factur-X

Factur-X ist das französisch-deutsche Schwesterformat von ZUGFeRD. Technisch sind ZUGFeRD 2.x und Factur-X weitgehend identisch, da beide auf demselben Profil basieren. Wenn deine Software Factur-X unterstützt, ist sie in der Regel auch ZUGFeRD-kompatibel und umgekehrt.

Welche Software unterstützt E-Rechnungen?

Die meisten gängigen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme für Freiberufler bieten mittlerweile E-Rechnungsfunktionen an. Hier ein kurzer Überblick:

Lexware: Unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Die Erstellung ist direkt aus der Rechnungsmaske möglich.
sevDesk: Bietet ZUGFeRD-Export und XRechnung-Erstellung. Besonders beliebt bei Solo-Selbstständigen wegen der einfachen Bedienung.
FastBill: Ermöglicht die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD. Gut geeignet für Freiberufler mit überschaubarem Rechnungsvolumen.
Billomat: Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD. Bietet zusätzlich eine Schnittstelle für den Versand über Peppol.

Prüfe vor der Entscheidung, ob die Software dein bevorzugtes Format unterstützt, ob sie GoBD-konform archiviert und ob sie zu deinem bestehenden Workflow passt. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an.

E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

So gehst du vor, wenn du eine E-Rechnung erstellen möchtest:

Rechnungssoftware einrichten: Wähle ein Tool, das XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Hinterlege deine Stammdaten (Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung).
Kundendaten pflegen: Trage die vollständigen Angaben deines Rechnungsempfängers ein. Für XRechnungen an Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers.
Rechnung wie gewohnt erstellen: Fülle alle Pflichtangaben aus: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
E-Rechnungsformat wählen: Entscheide dich je nach Empfänger für XRechnung (Behörden) oder ZUGFeRD (Unternehmen). Deine Software bietet in der Regel eine entsprechende Export-Option.
Rechnung validieren: Viele Tools prüfen automatisch, ob alle Pflichtfelder korrekt gefüllt sind. Nutze alternativ kostenlose Online-Validatoren wie den KoSIT-Validator für XRechnungen.
Rechnung versenden: Sende die E-Rechnung per E-Mail oder lade sie auf die vorgegebene Plattform hoch (z. B. ZRE bei Bundesbehörden).
Rechnung archivieren: Speichere die E-Rechnung GoBD-konform ab (siehe nächster Abschnitt).

Archivierungspflicht: E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahren

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen. Du musst sie zehn Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist, dass du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) einhältst.

Das bedeutet konkret:

Elektronisch empfangene Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format gespeichert werden. Wenn du eine XRechnung als XML-Datei erhältst, darfst du sie nicht einfach ausdrucken und nur den Ausdruck aufheben.
Die Archivierung muss unveränderbar erfolgen. Nachträgliche Änderungen an der Datei dürfen nicht möglich sein oder müssen lückenlos protokolliert werden.
Du brauchst ein nachvollziehbares Ablagesystem, in dem jede Rechnung eindeutig auffindbar ist.
Viele Cloud-Buchhaltungsprogramme bieten integrierte, GoBD-konforme Archivierung. Wenn du lokal arbeitest, achte auf regelmässige Backups und eine revisionssichere Ablage.

Vorteile der E-Rechnung

Auch wenn die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet, bringt die E-Rechnung handfeste Vorteile:

Weniger manuelle Erfassung: Strukturierte Daten können direkt in die Buchhaltung übernommen werden, ohne dass du Beträge abtippen musst.
Schnellere Verarbeitung: Dein Auftraggeber kann die Rechnung automatisch verbuchen, was oft zu kürzeren Zahlungsfristen führt.
Weniger Formfehler: Standardisierte Formate reduzieren das Risiko, dass Pflichtangaben fehlen oder falsch formatiert sind.
Bessere Vorbereitung auf die Zukunft: Die EU plant langfristig ein transaktionsbasiertes Meldesystem. Wer jetzt auf E-Rechnungen umstellt, ist für kommende Anforderungen besser aufgestellt.
Weniger Medienbrüche: Der gesamte Prozess von Rechnungserstellung über Versand bis zur Archivierung kann digital und ohne Papierwege ablaufen.
Geringere Kosten: Auf Dauer sparst du Druck-, Porto- und Lagerkosten. Auch die vorbereitende Buchhaltung wird einfacher.

So bereitest du dich als Freiberufler vor

Nutze die folgende Checkliste, um die Umstellung strukturiert anzugehen:

Empfangsfähigkeit sicherstellen: Richte ein E-Mail-Postfach ein, über das du E-Rechnungen empfangen kannst. Das ist inzwischen Pflicht.
Rechnungssoftware prüfen: Kann dein aktuelles Tool XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Falls nicht, vergleiche Alternativen und wechsle rechtzeitig.
Leitweg-ID ermitteln: Wenn du an Behörden abrechnest, stelle sicher, dass du die Leitweg-ID deiner Auftraggeber kennst.
Stammdaten aktualisieren: Prüfe, ob alle Pflichtangaben (Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung) in deiner Software korrekt hinterlegt sind.
Testrechnung erstellen: Erzeuge eine E-Rechnung im gewünschten Format und prüfe sie mit einem Validator, bevor du die erste echte Rechnung versendest.
Archivierung einrichten: Stelle sicher, dass du E-Rechnungen GoBD-konform und unveränderbar ablegen kannst, ob in der Cloud oder lokal mit Backup.
Fristen im Blick behalten: Notiere dir die Übergangsfristen (Ende 2026 bzw. Ende 2027 bei Umsatz bis 800.000 Euro) und plane den Umstieg auf die Ausstellung rechtzeitig.
Steuerberater informieren: Sprich mit deinem Steuerberater über die Umstellung, damit die Zusammenarbeit bei der Belegübergabe reibungslos funktioniert.

Fazit

Die E-Rechnung ist für Freiberufler keine Randnotiz mehr. Der Empfang strukturierter Rechnungen gehört inzwischen zum Pflichtprogramm. Für die Ausstellung laufen zwar noch Übergangsfristen, aber die Richtung ist klar: Strukturierte elektronische Rechnungen werden zum Standard im geschäftlichen Verkehr. Wer sich frühzeitig mit den zugelassenen Formaten vertraut macht, eine passende Software einrichtet und die Archivierung ordentlich aufsetzt, spart langfristig Zeit und vermeidet Stress, wenn die letzten Fristen auslaufen.