Egal ob mittelständiges oder kleines oder Unternehmen, Freiberufler oder Selbstständige – jeder muss eine Buchhaltung durchführen. Diese muss vor allem beim Finanzamt vorgezeigt werden, um Auseinandersetzungen zu vermeiden. Wenn Du als Freiberufler Dir für die Buchhaltung Hilfe von einem Steuerberater holst, kannst Du die vorbereitende Buchhaltung allein erledigen. Hierdurch senken sich die Kosten für einen Steuerberater, da dieser aufbereiteten Belege besser und schneller bearbeiten kann.
Was ist die vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung beschreibt sämtliche Tätigkeiten, welche alle Unterlagen im Bereich der Buchhaltung für den zuständigen Steuerberater aufbereiten. Dieser kann die Unterlagen besser erfassen, die abschließende Steuererklärung erstellen und danach beim ansässigen Finanzamt einreichen.
Generell bringst Du mithilfe einer vorbereitenden Buchhaltung mehr Ordnung in die internen Finanzen. Dies ist zugleich im Falle einer Betriebsprüfung von erheblichem Vorteil, weil Du dann alle Belege stets griffbereit hast.
Eine vorbereitende Buchhaltung beinhaltet daher all jene buchhalterischen Angelegenheiten, um die wichtigen Unterlagen für den Steuerberater vorzubereiten.
Hierzu gehören zum Beispiel Tätigkeiten, wie das Sammeln und das korrekte Ordnen der Belege. Hierdurch kann der Steuerberater die Belege einfacher und schneller erfassen. Eine vorbereitende Buchhaltung bereitet damit alle bedeutenden Unterlagen vor, die Du als Freiberufler für die Buchhaltungsübersicht, welche der Steuerberater erstellt, benötigt.
In größerem Unternehmen gibt es meistens eigene Abteilungen, welche sich ausschließlich mit der Buchhaltung und dem Thema Steuern befassen. Freiberufler und kleine sowie mittelständische Unternehmen ziehen dabei meist externe Steuerberater zurate. Vor allem für solche Unternehmen ist eine passende Vorbereitung der Buchhaltung bedeutend, um eine effektive Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu gewährleisten.
Grundsätzlich ist die vorbereitende Buchhaltung recht einfach. Es werden alle Belege chronologisch organisiert, damit dem Steuerberater so ein komplettes Paket gegeben werden kann. Ferner zur vorbereitenden Buchhaltung gehört ein sogenannter Kassenbericht ohne Kontierungsmöglichkeit und der Kontoauszug, wenn Konten bei der Bank vorhanden sind. Sie werden separat verwaltet. Rechnungen, Inventuren und Mahnungen werden durch den Freiberufler selbst erstellt.
Keine vorbereitende Buchhaltung sind dagegen Monats- und Jahresabschlüsse, Lohnabrechnungen sowie die Umsatzvorsteuervoranmeldung.
Die Kontierung bzw. die Zuordnung von Buchungen zu Bankkonten, Haben und Soll sowie die Buchung von Abschreibungen gehören ebenfalls nicht zu einer vorbereitenden Buchhaltung. Jedoch können die Belege in der vorbereitenden Buchhaltung vorkontiert werden.
Da es dies über die vorbereitende Buchhaltung hinausgeht, solltest Du diese Arbeit dem Steuerberater oder dem Buchhalter überlassen. Dazu gehören zum Beispiel die steuerrelevanten Buchungen, die Angelegenheiten im Bereich Lohn und die Kontierungen. Sie Bilanzen und jährliche oder monatliche Abschlüsse obliegen normalerweise direkt dem Steuerberater und werden von diesem umfangreich erstellt.
Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung
Das Ziel einer vorbereitenden Buchhaltung ist es, jene für den Steuerberater bedeutenden Unterlagen zu sortieren, zu sammeln und zu ordnen. Um den Steuerberater bestmöglich unterstützen zu können, sollte eine vorbereitende Buchhaltung die Aufgaben eines Steuerberaters sehr gut kennen. Zudem sollte der Freiberufler wissen, was in dem Honorar des Steuerberaters eingeschlossen ist. Dies kann individuell sein und sollte auf jeden Fall in die vorbereitende Buchhaltung eingegliedert werden.
Am besten ist es, Du besprichst schon im Vorfeld mit Deinem Steuerberater, worauf genau zu achten ist. Zudem ist es wichtig zu wissen, mit welchen Arbeiten Du ihn unterstützen kannst. Oftmals bieten Steuerberater Arbeitshilfen und Checklisten zur Unterstützung der Freiberufler an.
Wenn Du Deine Buchhaltung für den Steuerberater nicht optimal vorbereitest, dann muss dieser seine eigene Zeit in das Sortieren der Nachweise und Belege stecken. In diesem Fall wird das Honorar für den Steuerberater erheblich höher ausfallen, als Du gedacht hast.
Welche Unterlagen sind für die vorbereitende Buchhaltung relevant?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst generell mehrere Schritte und Unterlagen, die relevant sind. Dazu gehört das Vorsortieren der Unterlagen.
Jede Buchung und Jeder Zahlungsvorgang muss durch Dich als Freiberufler durch einen Kontoauszug oder Beleg festgehalten werden.
Zu jenen Belegen gehören unter anderem Rechnungen von Lieferanten, Ausgangsrechnungen, Belege von der Bank oder Lohnabrechnungen. So werden im ersten Schritt einer vorbereitenden Buchhaltung genau diese Belege nach dem Ausstellungsdatum chronologisch sortiert und auf die Vollständigkeit überprüft.
Unterlagen der Reisekostenabrechnung gehören ebenfalls in die vorbereitende Buchhaltung. Neben diesen Rechnungen und den Sozial- oder Lohnsteuerabgaben spielen die Reisekosten im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung eine wichtige Rolle. Die Ausgaben des Freiberuflers und möglicher Angestellten im Rahmen der beruflichen Reisen werden im Zuge einer Reisekostenabrechnung eingetragen. Dazu gehören mehrere Posten, unter anderem die Kosten für die Fahrt, Übernachtungskosten sowie der Mehraufwand für die Verpflegung.
Zur vorbereitenden Buchhaltung gehören alle Unterlagen für die Buchhaltung, welche die steuerlich relevanten Belege für die Ausführung einer Steuererklärung für Dich als Freiberufler vorbereiten. Die vorbereiteten Buchhaltungsunterlagen übernimmt im nächsten Schritt der Buchhalter oder der Steuerberater zur Ausführung der einzelnen Steuererklärungen.
Die vorbereitende Buchhaltung sollte in diesen Fällen fehlerfrei, nachvollziehbar und vollständig organisiert sein, um Nachfragen, Verzögerungen und Missverständnisse bei der Bearbeitung der Steuererklärung vorher auszuschließen. Welche Arbeiten genau eine vorbereitende Buchhaltung übernimmt, kann mit dem Steuerberater im Vorfeld abgesprochen und definiert werden.
Wie sortiert der Freiberufler Rechnungen, Belege und andere Unterlagen am besten?
Zu jedem Zahlungsvorgang gehört ein passender Beleg. Ohne einen bestätigenden Beleg kann keine Buchung in der Buchhaltung vorgenommen werden. Als Buchhaltungsbelege gelten vor allem Rechnungen und Lieferanten- oder Lohnabrechnungen. Im Zusammenhang mit der Vorsortierung von Belegen werden vor allem die Kontoauszüge und weitere Belege von Buchungen geordnet. Hierbei werden die Bankbelege den einzelnen Bankkonten zugeordnet und nach Belegdatum chronologisch sortiert.
Da ein Steuerberater für jede Zahlung den passenden Beleg benötigt, ist es zweckmäßig, jeden Nachweis gemeinsam mit dem Kontoauszug wegzuheften, dessen Zahlungsvorgang dieser belegt. In dem Ordner können zu jedem Kontoauszug die dazugehörigen Belege in der Abfolge der Zahlungsvorgänge abgelegt werden. Hierbei liegt der Kontoauszug ganz oben. Auf diese Weise kann der Steuerberater nicht nur besonders schnell verstehen, ob mögliche Belege fehlen. Zugleich spart er viel Zeit für die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge.
So sollten alle Belege chronologisch sowie nach dem Prinzip, dass unten alte und oben neue Belege liegen, aufgebaut werden. Bei den Ausgangsrechnungen liegen entsprechend zuerst die Rechnungen vom 1. Januar 2021 darauf jene der folgenden Tage und Wochen.
Es gehören somit verschiedene Sortierarbeiten zur vorbereitenden Buchhaltung. Hierzu zählt auch das Sortieren und das Abheften der Belege, die Kontrolle von Kontobewegungen, das Mahnwesen, das Schreiben von Rechnungen das Führen der Kassenbücher und der Rechnungseingangs- und -ausgangsbüchern. Die Erstellung und Sortierung der Reisekostenabrechnungen mit allen Belegen gehört zur vorbereitenden Buchhaltung.
Einzelne Belege werden zugleich danach sortiert, ob für Dich als Freiberufler die jährliche Bilanz nötig ist oder ob eine Überschuss-Einnahmen-Rechnung erstellt werden muss. Das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es daher, dass dem Steuerberater schon aufgearbeitete, geprüfte und sortierte Unterlagen und Belege übergeben werden.
Die vorbereitende Buchhaltung mithilfe von Software
Mithilfe einer passenden Buchhaltungssoftware kannst Du schon die Erfassung Deiner Belege sicher und transparent ausführen, die Verarbeitung der Belege automatisieren und damit die komplette Kontrolle über Ihre Belege behalten. Das funktioniert zugleich sehr gut auf Dienstreisen. Die Belege können von überall aus in das Programm eingefügt werden, was flexibel und unkompliziert erfolgt.
Möglich ist eine Buchhaltungsvorbereitung mithilfe einer passenden Software mit Dokumentenmanagement zur Verwaltung und Steuerung aller Unternehmensprozesse beispielsweise als App. Alle normierten Buchungen werden auf diese Weise schneller und besser erfasst. Das meistens auf einer Cloud basierende System ist dabei App-basierend und gestattet die individuelle Zusammenstellung sämtlicher Unterlagen und Daten. Mit einem Klick werden diese ausgewertet und werden zugleich in Verbindung mit Excel- oder Internet-Tools verwendet. Hierdurch werden die Belege elektronisch gesichert und aufbewahrt und können über eine passende Suchfunktion einfach aufgefunden werden.
Ebenfalls werden noch weitere Vorteile sind mit einem solchen Dokumentenmanagementsystem geboten. So wird zum Beispiel Deine monatliche Auswertung durch den Steuerberater schneller erstellt und zugleich kannst Du rechtzeitig auf wirtschaftliche Probleme oder Vorgänge schneller reagieren. Schnellere Auswertungen der Bilanzen sind generell ebenfalls ein Wettbewerbsvorteil dar.
Eine Buchhaltungssoftware hilft Dir vor allem dabei, Deine Buchhaltung bestmöglich zu erstellen, zu pflegen und zu organisieren. Ein solches Programm bietet Unterstützung für eine vorbereitende Buchhaltung in der Kooperation mit dem Steuerberater. Um sämtliche Daten aus Deiner eigenen Buchhaltung an den Steuerberater ohne Datenverlust und unkompliziert zu übertragen, steht innerhalb der Software meisten eine Schnittstelle bereit, welche auf die technischen Anforderungen der Steuerkanzlei eingestellt ist. Auf diese Weise kann der Steuerberater immer einen Einblick in die aktuelle Buchhaltung bekommen und seine Aufgaben besser koordinieren.
Was mit einer Software erledigt werden?
Eine Software zur vorbereitenden Buchhaltung besitzt viele Funktionen. Wenn beispielsweise der Betrag passend zur jeweiligen Nummer zugeordnet wurde, berechnet die Software die Steuersätze automatisch. Hierdurch entstehen vor allem die Umsatzsteuervoranmeldungen, die automatisch erstellt werden.
So können die Buchungen von Dir selbst vorgenommen werden. Dies ist nicht besonders schwierig, da die entstehenden Kosten sich oftmals wiederholen. Hierzu gehören zum Beispiel Miete, Gehälter Deiner Angestellten und Telefongebühren. Es gibt verschiedene Buchhaltungssoftware, die für solche Buchungen genaue Vorlagen anbieten. Du kannst diese dann immer wieder einfach verwenden.
Für Deine Rechnungen, mit welchen Du Deine Gewinne erzielst, gibt es einen speziellen Automatismus in den Programmen, welcher im Zuge des Drucks der Rechnungen die offenen Posten bei der Buchhaltung automatisch erzeugt.
Mit der passenden Buchhaltungssoftware können eingescannte Belege automatisch vorkontiert und gelesen werden. Dafür speist Du einfach einen eigenen Kontenrahmen in das Programm ein, wodurch die richtigen Konten automatisch zum Beleg inbegriffen werden. Jene Belege können zudem per Mail an das System versendet werden, sodass Du auch während der Geschäftsreise alle wichtigen Belege wichtigen in die Buchhaltung automatisch einspeisen kannst und keine verloren gehen können.
Vorteile der Nutzung von Software
Vielen Freiberuflern scheint es so, als wäre eine vorbereitende Buchhaltung sehr aufwendig. Allerdings kann eine Buchhaltungssoftware für Gründer und Start-ups diesen Bereich leicht übernehmen und erhebliche Vorteile bieten. So gewinnt der Freiberufler sehr viel Zeit für wichtigere Dinge.
Ausgenommen sorgt eine vorbereitende Buchhaltung mit dem passenden Programm für sehr viel Ordnung und erspart Dir die intensiven Arbeitstage am Monatsende, die Du mit dem Sortieren und dem Suchen der Belege verbringen müsstest.
Zusätzlich sparst Du Dir natürlich einige Kosten für den Steuerberater, denn mithilfe einer vorbereitenden Buchhaltung kann die eigentliche Arbeit besser und schneller erledigt werden, ohne dass Du erst Ordnung in das Durcheinander bringen musst.
Freiberufler erfassen somit generell die Beträge der Rechnungen meistens mithilfe einer passenden Software. Bei einer geeigneten Zuordnung zwischen Betrag und laufender Nummerierung wird automatisch ein passender Steuersatz dazu berechnet. Zugleich kannst Du eine solche Buchung mit dem Programm allein übernehmen. So ermittelst Du im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung, wie Deine steuerliche Verteilung aussehen muss. Hierdurch muss Dein Steuerberater weniger Einzelposten verbuchen und damit spart dieser Zeit und Du Dein Geld!
