Reisekostenabrechnung als Freiberufler | Geschäftsreise korrekt abrechnen

Von Freiberuflern wird viel verlangt. Professionalität, Flexibilität und Mobilität sind nur die Basics. Und damit sind wir auch schon beim Stichwort dieses Beitrags. Wer viel unterwegs ist, hat nicht nur Spaß, Dienstreisen könnten richtig anstrengen. Der Stress beginnt spätestens bei der Reisekostenabrechnung. Damit das künftig leichter und schneller geht, erklären wir dir hier, worauf du dabei achten musst.

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Wie wirken sich Reisekosten auf die Steuer aus?

Wenn du, wie die meisten Freiberufler, eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aufstellst, zählen Reisekosten als Betriebsausgaben und senken deinen steuerpflichtigen Gewinn.

Falls du einen handelsrechtlichen Jahresabschluss aufstellst, gelten die Reisekosten als sonstige betriebliche Aufwendungen und mindern deinen zu versteuernden Jahresüberschuss.

Es ist also äußerst wichtig, dass du die Reisekosten richtig abrechnest, dokumentierst und verbuchst, um Steuernachteile zu vermeiden.

Welche Arten von Reisekosten gibt es?

Das Finanzamt unterscheidet grundsätzlich zwischen vier Kategorien von Reisekosten. Dazu zählen die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, die Verpflegungsmehraufwendungen und die Reisenebenkosten.

In den nächsten Abschnitten erläutern wir dir, worauf es bei den jeweiligen Reisekosten ankommt.

Fahrtkosten

Fahrtkosten fallen an, wenn du zum Kunden fährst, im Auftrag eines Kunden einen Dritten besuchst oder an einer Fortbildungsveranstaltung oder einer Messe teilnimmst.

Sofern du mit deinen Kunden keine besonderen Vereinbarungen getroffen hast, kannst du selbst entscheiden, welches Transportmittel du nutzt. Du hast also die frei Wahl zwischen deinem eigenen PKW, einem Leihwagen, dem Flugzeug oder der Bahn. Selbstverständlich kannst du auch dein Fahrrad nutzen, wenn Du sportlich bist.

Das Finanzamt darf auch nicht von dir verlangen, dass du U-Bahn fährst, nur weil das billiger ist, als ein Taxi.

Fahrten mit dem eigenen PKW

Wenn du gerne mit deinem eigenen Auto unterwegs bist, dann gibt es gute Nachrichten für dich. 2021 steigt die Kilometerpauschale. Du kannst ab dem einundzwanzigsten Kilometer für jeden beruflich gefahrenen Kilometer 0,35 Cent als Fahrtkosten geltend machen. Bei kürzeren Fahrten beleibt es beim bisherigen Satz von 0,3 Cent pro gefahrenem Kilometer.

Für die Fahrt mit einem Motorrad oder einem Motorroller stehen dir 0,20 Cent pro Kilometer zu.

Durch diese Pauschale werden alle Kosten abgegolten. Sie deckt also die Ausgaben für Benzin oder Diesel ebenso wie die Abnutzung der Reifen oder das verbrauchte Motoröl.

Du musst hier dem Finanzamt nur die Fahrt als solche nachweisen, nicht die einzelnen Aufwendungen. Die Tankquittungen solltest du aber trotzdem aufbewahren, falls die Finanzbehörden einmal skeptisch sind. In diesen Fällen ist es äußerst hilfreich, wenn die tatsächliche Durchführung einer Fahrt anhand entsprechender Tankstellenrechnungen nachvollzogen werden kann. Ein Fahrtenbuch muss du nicht zwingend führen. Die Maßnahme kann aber sehr sinnvoll sein, wenn du viel unterwegs bist und dir die erste steuerliche Betriebsprüfung noch bevorsteht.

Tipp

Fahrten von deiner Wohnung zu deinem Büro oder deinem Betrieb zählen nicht als Reisekosten, dir steht hier aber die sogenannte Entfernungspauschale zu. Diese beträgt ebenfalls 0,30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 0,35 Cent ab dem einundzwanzigsten Kilometer. Sie wird zwar nur für die einfache Strecke (Entfernung) gewährt, dafür aber völlig unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel. Du darfst die 30 bzw. 35 Cent also auch dann steuerlich geltend machen, wenn du zu Fuß gehst, das Rad oder den Bus benutzt.

Mietwagen, Flugzeug, Bahn & Co.

Das Auto eignet sich nicht für jede Reise, bei längeren Strecken, bleibt dir oft nichts anderes übrig, als auf das Flugzeug oder die Bahn auszuweichen.

Wenn du dich für das Flugzeug entscheidest, gibt es eine Reihe von Dingen zu beachten. Aus Sicht des Finanzamtes musst du nicht unbedingt in der Holzklasse reisen. Wenn das Budget es erlaubt, darfst du auch einen Flug in der Business-Class buchen. Problematisch wird es erst, wenn du dir einen 1.-Klasse-Flug gönnst. So viel Luxus dürfte aber auch die meisten Auftraggeber abschrecken.

Wenn du deinen Flug bei einer deutschen Fluggesellschaft buchst, reicht es in der Regel, wenn du das Ticket aufbewahrst. Das gilt zumindest dann, wenn auf diesem Dokument auch die Mehrwertsteuer ausgewiesen wird.

Wenn du mit einer ausländischen Fluggesellschaft reist, solltest Du zusätzlich auch die Rechnung aufbewahren. Besonders kritische Finanzbeamte fragen auch schon mal nach der Bordkarte. Auch wenn es nicht zwingend notwendig ist, kann es im Hinblick auf die nächste Betriebsprüfung durchaus sinnvoll sein, neben dem Flugticket auch die Rechnung, die Buchungsbestätigung und die Bordkarte griffbereit zu halten.

Für Reisen mit der Bahn gelten grundsätzlich die gleichen Bedingungen, wie für das Fliegen.

Je nach Budget kannst du dich für ein Super-Sparangebot entscheiden oder lieber in der ersten Klasse reisen und die Fahrt zum Arbeiten nutzen.

Auch hier musst du das Ticket als Nachweis für die angefallenen Reisekosten aufbewahren. Neben den Ticketkosten kannst du selbstverständlich auch zusätzliche Aufwendungen, zum Beispiel für eine Sitzplatzreservierung oder einen Gepäckträger von der Steuer absetzen.

Falls du öfters mit der Bahn fährst, lohnt sich vielleicht eine Bahncard. Sofern du diese ausschließlich geschäftlich nutzt, kannst du den Kaufpreis in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Nutzt du die Bahncard auch privat, kannst du die Kosten nur anteilig absetzen. Maßgeblich ist dann das Verhältnis zwischen beruflicher und privater Nutzung.

Vor Ort ist ein Mietwagen oft praktischer, als der öffentliche Nahverkehr. Auch bei der Automiete gibt es ein paar Punkte zu beachten. Ein Mietfahrzeug der Mittelklasse und alles darunter ist völlig unproblematisch. Wenn du dir stattdessen ein Luxusfahrzeug oder einen Sportwagen gönnst, vermutet das Finanzamt oft, dass hier private Motive im Vordergrund stehen und streicht dir die Kosten aus der Steuererklärung.

Als Nachweis fürs Finanzamt gilt bei einem Mietwagen entweder der Mietvertrag oder eine Rechnung. Du kannst außerdem die Ausgaben für den Spritverbrauch von der Steuer absetzen. Dazu musst du die Tankquittungen aufbewahren.

Strafzettel für Falschparken oder Geschwindigkeitsübertretungen stellen bei bilanzierenden Freiberuflern zwar Aufwand dar, der verbucht werden muss. Von der Steuer können solche Bußgelder aber leider nicht abgesetzt werden.

In Großstädten ist es oft praktischer, das Auto stehen zu lassen und auf die U-Bahn oder Taxis auszuweichen. Ausgaben für den öffentlichen Nahverkehr kannst du in voller Höhe von der Steuer absetzen, du musst nur das Ticket aufbewahren.

Wenn du ein Taxi nutzt, musst du dir unbedingt eine Quittung geben lassen. Bei einer Fahrt im Inland ist es außerdem wichtig, dass auf der Quittung die Fahrtstrecke angegeben oder das Kästchen „Stadtfahrt“ angekreuzt ist. Du kannst auch ein angemessenes Trinkgeld für den Fahrer von der Steuer absetzen. Am einfachsten geht das, wenn der er dir den Gesamtbetrag quittiert. Ansonsten musst du für das Trinkgeld später einen Eigenbeleg anfertigen.

Übernachtungskosten

Bei Geschäftsreisen, die mehrere Tage dauern, kannst du selbstverständlich auch die Übernachtungskosten absetzen.

Dabei bist du sehr frei bei der Wahl deiner Unterkunft. Wenn der Kunde knauserig ist, kannst du in einem Hostel oder auf dem Campingplatz absteigen. Ist der Kunde großzügiger, darf es gerne auch ein 4 Sterne Business-Class-Hotel sein. Sobald du aber in einem 5 Sterne Hotel oder einem Wellness Resort residierst, musst du dich auf kritische Rückfragen seitens des Finanzamtes gefasst machen.

Wenn du im Ausland unterwegs bist, orientierst du dich am besten an den Übernachtungspauschalen, die auch für abhängig Beschäftigte gelten. Diese Pauschalen werden regelmäßig angepasst und auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen veröffentlicht (Übernachtungspauschalen).

Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen kannst du geltend machen, wenn eine Geschäftsreise mehr als 8 Stunden dauert. Die Verpflegungsmehraufwendungen kompensieren den Aufwand der dadurch entsteht, dass du während einer Dienstreise nicht zu Hause essen kannst, sondern in der Regel auch ein Restaurant oder zumindest eine Kantine angewiesen bist.

Bei der Abrechnung gelten folgende Sätze:

  • Bei Eintagesreisen über 8 Stunden sowie bei Mehrtagesreisen am Tag der An- und der Abreise: 14 Euro
  • Bei vollen Reisetagen: 28 Euro

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten andere, meist höhere Pauschalen. Die Beträge findest du ebenfalls auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen. Du kannst den Link benutzen, den wir oben schon aufgeführt haben.

Für die Abrechnung der Pauschalbeträge brauchst du keine Belege, du musst nur die Reise an sich glaubhaft machen.

Wenn du auf der Geschäftsreise deine Geschäftspartner zum Essen einlädst, kannst du diese Aufwendungen gesondert geltend machen. Dann benötigst du aber eine Rechnung, aus der hervorgeht, wer an dem Essen teilgenommen hat und was verzehrt wurde.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind alle Kosten, die durch eine Geschäftsreise bedingt werden, aber in keine der drei zuvor genannten Gruppen gehören. Ein typisches Beispiel dafür sind Parkgebühren, Telefon- und Roaminggebühren oder Auslagen für Fotokopien, Porto oder Ähnliches.

Für diese kleinen Beträge erhältst du, insbesondere im Ausland, oft keine Rechnung oder auch nur eine Quittung. Wenn du diese Ausgaben trotzdem von der Steuer abziehen möchtest, musst du einen Eigenbeleg anfertigen. In diesem Eigenbeleg solltest du angeben, wann, warum und wohin die Dienstreise stattgefunden hat. Außerdem musst du erläutern, welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind und warum du dafür keinen Fremdbeleg vorweisen kannst.

Das kann manchmal richtig zeitraubend sein. Du solltest dir deshalb vorher überlegen, ob sich der Aufwand wirklich lohnt. Wenn es sich nur um kleine Beträge handelt, ist es oft effizienter, auf den Steuerabzug einfach zu verzichten.

Was sind keine Reisekosten?

Als Betriebsausgaben kannst du nur solche Kosten von der Steuer absetzen, die auch tatsächlich betrieblich bedingt sind. Aufwendungen für die private Lebensführung gehören nicht dazu.

Wenn eine Dienstreise auch für private Zwecke genutzt wird, musst du ganz besonders auf eine gute Dokumentation achten und aufpassen, dass du nicht versehentlich Privatausgaben steuerlich geltend machst.

Zu den Privatausgaben gehören insbesondere alle Freizeitaktivitäten. Wenn du in einer tollen Stadt unterwegs bist und noch ein bisschen Zeit übrig hast, spricht überhaupt nichts dagegen, dass du ein berühmtes Museum besuchst oder eine Stadtrundfahrt machst. Diese Kosten sind aber keine Betriebsausgaben. Das gleiche gilt, wenn du dir nach einem langen und harten Arbeitstag eine Rückenmassage oder eine andere Wellnessanwendung gönnst.

Falls du an eine Dienstreise noch ein paar Tage privaten Urlaub dranhängst, musst du aufpassen, dass das Finanzamt nicht auf den Gedanken kommt, dass die gesamte Reise privater Natur war. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, dass du den betrieblichen Zweck auch nachweisen kannst. Dass ist meist kein Problem, wenn du im Anschluss an die Reise eine Rechnung schreibst und Umsatzerlöse erzielst.

In allen anderen Fällen solltest du entweder eine Einladung eines Geschäftspartners vorweisen können oder dir den geschäftlichen Termin vor Ort zumindest schriftlich oder per E-Mail bestätigen lassen.

Reisekostenabrechnungen können ohne Frage nerven, wenn du die vorstehenden Regeln beachtest, geht dir diese lästige Tätigkeit aber bald schnell von der Hand. Am besten legst du dir in deiner Buchführung für jede der oben erläuterten Reisekostenkategorien ein eigenes Konto an. So behältst du nicht nur den Überblick, sondern sparst auch bei der nächsten Steuererklärung viel Zeit, weil du die Kontosalden nur noch in die entsprechenden Spalten der Anlage EÜR übertragen musst.

Wir wünschen Dir viel Spaß bei der nächsten Geschäftsreise!

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