Was ist eine Eigenbeleg?
Ohne Rechnung erfolgt in einem Unternehmen oder Freiberufler keine kaufmännische Buchung. Um den problemlosen Ablauf beim Finanzamt und bei der Buchführung zu gewährleisten, sollten Rechnungen und Belege deshalb immer aufgehoben werden. Hierbei werden die Rechnungsbelege generell in interne und in externe Belege differenziert.
Die internen Belege werden innerhalb eines Unternehmens für die Buchhaltung separat erstellt. Dies können beispielsweise Materialentnahmescheine oder Lohnlisten sein. Solche Quittungen dienen der Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge und bilden die betriebswirtschaftlichen Tatbestände in einem Unternehmen ab. Dadurch, dass kein auswärtiger Wirtschaftsbeteiligter solche Belege erstellt hat, ist dies bereits ein Eigenbeleg.
Grundsätzlich dienen die Eigenbelege als Ersatz für eine Quittung oder eine Rechnung. Im Falle, dass es für den definierten Geschäftsvorfall keine Belege gibt, müssen deshalb stellvertretend diese Eigenbelege erstellt und dem zuständigen Finanzamt vorgelegt werden.
Der Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg, welcher als Ersatz für eine Quittung oder Rechnung dient. Wenn nun eine Quittung oder eine Rechnung verloren gegangen ist oder nicht ausgestellt wurde, dann kann der Eigenbeleg vom Unternehmen erstellt werden.
Gemäß dem Steuerrecht müssen alle betrieblichen und beruflichen oder Aufwendungen durch einen Beleg nachgewiesen werden. Inzwischen musst Du als Freiberufler oder Unternehmer nur für bestimmte Kosten Belege mit Deiner Steuererklärung einreichen, wie zum Beispiel Nachweise für abnorme Belastungen. Bis zum Jahr 2017 galt die Belegvorlagepflicht für Deine Steuererklärung. Dabei musstest Du Quittungen, Spendenbescheinigungen, Rechnungen und andere Nachweise für bestimmte Aufwendungen mit Deiner Steuererklärung übermitteln.
Durch das neue Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens besteht lediglich noch die Belegvorhaltepflicht. Dies bedeutet, dass Du als Freiberufler oder Unternehmer seit 2017 die Nachweise für die Steuererklärung nun nicht mehr einzureichen hast.
Du kannst die Belege auch freiwillig an das Finanzamt übermitteln. Auf diese Weise beschleunigst Du in einigen Fällen die Steuererstattung. Zweckmäßig ist dies bei sehr hohen oder ungewöhnlichen Kosten, bei welchen Du mit Nachfragen vom Finanzamt rechnen musst. Wenn Du Deine Ausgaben nicht belegen kannst oder das Finanzamt die Eigenbelege nicht akzeptiert, sind diese nicht von der Steuer abzusetzen.
Das Fehlen von Originalrechungen oder -belegen kann unterschiedliche Ursachen haben. Der Empfänger der Zahlung kann vergessen haben, den Beleg auszustellen, oder dieser hat für den Empfang des Trinkgeldes keinerlei Quittung ausgestellt. Die Belege können ebenso verloren gegangen oder aus Versehen vernichtet worden sein. Wenn dabei keine dritte Person oder kein Unternehmen an dieser Transaktion beteiligt ist, wird nicht in jedem Fall ein Beleg ausgestellt. In einem solchen Fall muss ein Eigenbeleg erstellt werden, um den Vorgang im Geschäft zu dokumentieren.
Für außerordentliche Abschreibungen wie Lagerabbau, Diebstahl oder Verderb von Waren ist die Erstellung des Eigenbelegs nötig, denn Diebe hinterlassen keine Quittung. Für eine Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) oder Reisekosten für einen Freiberufler oder Unternehmer liegt nicht immer ein entsprechender Beleg vor. Da Rechnungen von einem oftmals verschwinden oder falsch ausgestellt worden sind, ist hier häufig ebenfalls ein Eigenbeleg als Ersatz für eine fehlende Quittung notwendig.
Welche Gründe erlauben einen Eigenbeleg?
Wenn Du als Freiberufler die Betriebsausgaben von der Steuer absetzen möchtest, benötigst Du Zahlungsnachweise. Hierbei musst Du Dir etwa überlegen, wenn Kaufbelege verloren gehen. Bei kleinen Beträgen steht eine Suche nach einem Originalbeleg meistens in keinem sachlichen Verhältnis zu der erwünschten Steuerersparnis. Hierzu gehört auch der Versuch, nachträglich einen Ersatz für den Originalbeleg zu erhalten. Viele Selbstständige oder Freiberufler winken in diesen Fällen ab und „schenken“ dem Staat die kleine Ausgabe.
Generell aber gibt es keinen Grund, auf die jeweilige Betriebsausgabe zu verzichten. Dass keine Buchung ohne Beleg möglich ist, bedeutet nicht, dass in der Art der Buchführung nur Originalbelege zugelassen sind. Zwar bist Du nach § 97 Abgabenordnung verpflichtet, bei einer Betriebsprüfung die Belege vorzulegen. Wenn ein Zahlungsnachweis fehlt, dann kannst Du die Ausgabe mithilfe von Eigenbelegen glaubhaft machen. Dies gilt vor allem dann, wenn der Empfänger keine Quittung ausgestellt hat – wie dieses zum Beispiel bei Automatenzahlungen oder Trinkgeldern meistens der Fall ist.
Wichtig sind zudem verschiedene Aspekte bei den Eigenbelegen. Diese eignen sich als Nachweis von Betriebsausgaben im Zusammenhang mit der Gewinnermittlung. Als Nachweis der Vorsteuer werden diese Hilfsbelege generell nicht anerkannt. Hierfür ist laut § 15 Umsatzsteuergesetz die Originalquittung notwendig, welche in § 14 UStG genannten Pflichtbestandteile beinhaltet. Fehlt eine Originalrechnung des Empfängers der Zahlung oder ein vergleichbares Dokument, dann darfst Du auf den Eigenbeleg den kompletten Bruttobetrag als Betriebsausgabe beim Finanzamt verbuchen.
Der Eigenbeleg sollte generell eine Ausnahme sein. Werden fehlende Quittungen und Rechnungen zur Regel, läufst Du vor allem als Freiberufler in die Gefahr, dass Deine gesamte Buchführung vom Finanzamt bezweifelt und am Schluss „verworfen“ wird. Ein möglicher Zweifel an der Korrektheit der Besteuerungsgrundlagen führen im schlechtesten Fall dazu, dass Umsatzsteuer- und Gewinn-Zahllast nach § 162 Abgabenordnung einfach geschätzt werden.
Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben und wann nicht?
Ein Eigenbeleg ist generell immer eine „Notlösung“ und sollte daher nur in Ausnahmefällen erstellt werden. Sofern eine Ausgabe tatsächlich beruflich oder betrieblich bedingt ist und von der Höhe glaubhaft erscheint, müssen die Finanzämter diesen Eigenbeleg anerkennen.
Üblich ist die Ausstellung eines Eigenbelegs beispielsweise bei Trinkgeldern, wenn der Beleg vergessen wurde oder bei Münz-Automaten für Parken, Telefon oder Porto. Da geht solch ein Beleg schon einmal verloren oder kann nicht erstellt werden.
Damit Du auf eine steuerliche Anerkennung nicht verzichten muss, kann ein Eigenbeleg helfen. Die Art eines Eigenbelegs ist hierbei nicht vorgeschrieben, denn der Beleg kann ebenfalls handschriftlich erstellt werden. Allerdings ist das Ausfüllen des Eigenbelegs übersichtlicher und komfortabler. Wichtig ist, dass alle Angaben hierauf enthalten sind, wie normalerweise in einem Fremdbeleg.
Der Abzug der Vorsteuer ist generell bei Eigenbelegen generell nicht möglich. Nach § 15 UStG ist dafür eine ordentliche Quittung oder Rechnung notwendig.
Bei kleinen Summen wie Porto-, Parkgebühren oder Trinkgeldern ist ein Eigenbeleg in aller Regel kein Problem. Wenn Du etwaige Nachweise wie zum Beispiel eine Kopie des Briefes mit der Portogebühr oder einen Kontoauszug hast, solltest Du diese auf jeden Fall aufbewahren.
Wenn Du jedoch nicht nachvollziehbar hohe Beträge mit dem Eigenbeleg einreichst, dann kann es vorkommen, dass das Finanzamt an diesem Beleg zweifelt und diesen nicht billigt. Falls Du also einen Beleg für eine größere Anschaffung verloren hast, solltest Du Dir einen neuen ausstellen lassen.
Du solltest generell für jeden Geschäftsvorgang einen eigenen Beleg erstellen. Sammelbelege werden beim Finanzamt nicht gerne gesehen. Zudem solltest Du den Beleg zeitnah ausstellen. Lassen.
Der Eigenbeleg eignet sich generell für gestohlene, unleserliche oder verlorene Quittungen, für Automatengebühren, Trinkgelder, pauschale Beträge für regelmäßige Aufwendungen wie
Reinigungskosten für Berufskleidung oder für Reisenebenkosten.
Beispiel für einen Eigenbeleg
Generell muss der Eigenbeleg wichtige Angaben enthalten. Dies sind der Empfänger der Zahlung mit vollständiger Anschrift. Dies ist jene Person, bei welchem Du die Ware erworben oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen hast.
Ebenfalls wichtig ist die Art der Ausgabe und damit was gekauft oder welche Dienstleistung Du in Anspruch genommen hast. Dazu gehört die Bezeichnung und die Menge.
Auf den Beleg gehören ebenfalls das Datum der Inanspruchnahme der Leistung oder des Kaufs, der Gesamtpreis als Nettopreis sowie die Mehrwertsteuer.
Wichtig ist für den Beleg ebenfalls der Grund für den Eigenbeleg. Hierbei musst Du stets angeben, ob ein Originalbeleg verloren gegangen ist oder Du keinen erhalten hast. Am Schluss folgen noch das Datum und die Unterschrift.
Der Eigenbeleg wird vom Finanzamt lediglich als Notlösung anerkannt. Hierbei gibt es keine Begrenzung für die Zahl der Ersatzbelege, welche eingereicht werden können, jedoch solltest Du hiermit sparsam umgehen, denn je mehr Eigenbelege Du einreichst, umso kritischer fragt das Finanzamt und je höher ist die Möglichkeit, dass der Beleg und die dazugehörige Buchung nicht angerechnet werden.
Es ist außerdem nützlich, wenn Du weitere Unterlagen vorweisen kannst, um die Richtigkeit und die Notwendigkeit des Eigenbeleges zu stützen. Dies kann zum Beispiel ein Messeticket sein, wenn Du einen Eigenbeleg für die Garderobengebühr hast. Wenn Du bargeldlos gezahlt hast, dann kannst Du dem Ersatzbeleg zudem den Kontoauszug beifügen.
Grundsätzlich solltest Du die Vorlage des Eigenbelegs möglichst begründen und weitere Nachweise liefern, denn dies erhöht die Chance, dass dieser anerkannt wird.
Wenn Du ein Geschäftsessen zur Besprechung eines Projektes mit einem anderen Freiberufler hattest und der Bedienung Trinkgeld gegeben hast, dann gibst Du auf dem Nachweis den Namen der Bedienung an, welche von Dir das Trinkgeld bekommen hat.
Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?
Auf dem Eigenbeleg solltest Du möglichst den Namen und die Anschrift des Zahlungsempfängers angeben sowie die das Datum und die Art der Aufwendung. Außerdem sollte hierauf der Rechnungsbetrag und der Grund für die Ausstellung des Eigenbeleges stehen wie zum Beispiel die Benutzung eines Münz-Automaten.
So steht auf dem Eigenbeleg also wie viel und wofür gezahlt wurde, wann und an wen gezahlt worden ist.
Zudem solltest Du angeben, warum Du den Eigenbeleg ausstellst und keine Originalquittung mehr vorliegt. Generell sollten alle Angaben aufgeschrieben werden, welche auf der originalen Rechnung gestanden haben. Durch Deine Unterschrift unter diesem Beleg bestätigst Du, dass alle Angaben korrekt sind.
Wie hoch darf ein Eigenbeleg sein?
Grundsätzlich können Selbstständige und Freiberufler dem Finanzamt gegenüber mit einem Eigenbeleg eine betriebliche Anordnung von Ausgaben nachweisen, was jedoch transparent und plausibel erfolgen muss. Wen die Freiberufler stets für jede Ausgabe einen Eigenbeleg erstellen, wird das Finanzamt oftmals zweiflerisch. Daher sollten Eigenbelege immer eine Ausnahme sein und nicht zum Normalfall werden.
Wenn es allerdings unumgänglich ist, dass ein Unternehmer den Eigenbeleg erstellt, sollte dieser Sammelbelege meiden. Daher sollte für jeden einzelnen Betrag ein separater Beleg erstellt werden. Vor allem große Beträge sollten dabei vermieden werden. Trinkgelder oder kleine Anschaffen sind nicht problematisch, wenn das Unternehmen nicht zu oft auf den Eigenbelegen erscheint.
Eine Grenze für die Höhe eines Betrags, der auf einem Eigenbeleg stehen darf, gibt es grundsätzlich nicht.
Es wird jedoch empfohlen, den Eigenbeleg zeitnah nach der Zahlung auszustellen.
Wurde zum Beispiel für 99,95 Euro in bar ein Schrank für das Büro gekauft, jedoch ging im Möbelhauses die Quittung verloren, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Damit die Unternehmen den Betrag trotzdem steuerlich geltend machen können, schreiben diese einen eigenen Beleg.
