Wie schreibe ich eine Rechnung?

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Rechnung schreiben Freiberufler erklärt

Sowohl Geschäftspartner als auch das Finanzamt verlangen ordnungsgemäße Rechnungen mit allen Pflichtangaben. Was sind die Pflichtangaben bzw. wie schreibe ich eine Rechnung? Wir erklären es.

Pflichtangeben ordentliche Rechnung

Gesetzlich vorgeschrieben sind folgende Angaben:​

  • ​Name und Anschrift von Leister und Leistungsempfänger
  • Termin der Leistung oder Lieferung
  • Genaue Bezeichnung der Dienstleistung
  • Die aufgeschlüsselten Netto-Beträge
  • Die darauf entfallenden Steuer-Beträge
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

Die Angaben sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes im Detail aufgelistet. Auch die notwendigen Informationen zu Kleinbetragsrechnungen finden sich dort.

Pflichtangaben Kleinbetragsrechnung

Wer eine Rechnung über einen Gesamtbetrag von weniger als 150 Euro ausstellen möchte, kann eine sogenannte Kleinbetragsrechnung nutzen. Diese muss laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Angaben enthalten:​

  • ​Name und Anschrift des Ausstellers
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Umfang der Dienstleistung oder Bezeichnung der gelieferten Produkte
  • Bruttobetrag der Rechnungssumme
  • ​Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer

Rechnungs- und Steuernummer sowie Umsatzsteuerbetrag und Empfängername sind nicht zwingend notwendig. Wer eine Rechnungsnummer verwenden möchte, kann hierfür eine einfache Datumsnummer verwenden.

Rechnungsnummer: Das ist zu beachten

Die Rechnungsnummer ist ein wichtiger Bestandteil jeder größeren Rechnung. Doch wie wird eine solche Nummer erzeugt? Im Grunde genügt es, das Datum als Grundlage der Zahlenfolge zu verwenden und mit einer laufenden Nummer zu kombinieren.

Ein Beispiel: Auf die erste Rechnung, die am 30. Januar 2016 geschrieben wird, gehört die Rechnungsnummer „20160130-01“. Je nachdem, wie viele Rechnungen erstellt werden, kann die letzte Ziffer dann problemlos angepasst werden.

Übrigens: Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos ausgestellt werden. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte allerdings darauf achten, dass die Nummern eine sinnvolle Abfolge haben, damit es am Ende des Jahres bei der Umsatzsteuererklärung nicht zu Problemen kommt.