Eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben, ist für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler essenziell. Sie dient nicht nur der korrekten Buchführung, sondern erfüllt auch gesetzliche Vorgaben. In diesem Artikel erfährst du, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss und worauf du besonders achten solltest.
Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?
Rechnungen sind die Basis für die steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben und die Berechnung der Umsatzsteuer. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird. Um rechtliche Probleme und finanzielle Nachteile zu vermeiden, sollten alle Pflichtangaben korrekt und vollständig sein.
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
Laut dem Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
Vollständiger Name und Anschrift
Der Name und die Anschrift sowohl des Rechnungsstellers (Unternehmen oder Selbstständiger) als auch des Empfängers der Leistung müssen auf der Rechnung stehen.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Der Rechnungssteller muss entweder seine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben.
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, ist eine Pflichtangabe.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung benötigt eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Sie dient der eindeutigen Identifizierung und sollte einmalig sein.
Leistungsbeschreibung
Die Rechnung muss eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen enthalten. Dabei sollten Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung klar ersichtlich sein.
Leistungsdatum
Das Datum, an dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht wurde, muss angegeben sein, wenn es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
Die Rechnung muss den Nettobetrag (ohne Steuer), den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie den daraus resultierenden Steuerbetrag enthalten.
Bruttobetrag
Der Bruttobetrag ergibt sich aus Nettobetrag + Umsatzsteuer und muss ebenfalls aufgeführt werden.
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
Wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, beispielsweise bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG, muss ein entsprechender Hinweis in der Rechnung stehen (z. B.: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen”).
Sonderregelungen für Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro unterliegen vereinfachten Anforderungen. Sie müssen folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Beschreibung der Leistung
- Bruttobetrag
- Angewendeter Steuersatz
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Anschrift des Kunden sind hier nicht zwingend erforderlich.
Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen sind der Papierrechnung gleichgestellt, sofern sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Dies kann beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch die Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem erfolgen.
Fehler in Rechnungen vermeiden
Häufige Fehler bei Rechnungen sind:
- Fehlende oder falsche Steuernummer/USt-IdNr.
- Falsche oder unvollständige Rechnungsnummer
- Fehlendes Leistungsdatum
- Fehlerhafte oder unvollständige Leistungsbeschreibung
Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Rechnungen stets auf ihre Vollständigkeit geprüft werden.
Fazit
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern erleichtert auch die Buchhaltung und Steuerabrechnung. Wer alle Pflichtangaben beachtet, stellt sicher, dass die Rechnung anerkannt wird und vermeidet steuerliche Nachteile. Ein strukturiertes Rechnungsmuster kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden und den Prozess zu optimieren.