Vorsteuer berechnen: Erklärung und Rechenbeispiele

Vorsteuer – Definition, Vorsteuerberechtigung und Ausschluss des Vorsteuerabzugs

Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer kannst du dir die Umsatzsteuer, die deine Geschäftspartner dir in Rechnung stellen, vom Finanzamt erstatten lassen. Das Steuerrecht spricht von Vorsteuern. Um den Vorsteuerabzug wahrzunehmen, musst du vorsteuerabzugsberechtigt sein.

Was bedeutet Vorsteuer?

Bei der Vorsteuer handelt es sich nicht um eine eigene Steuerart. Die Vorsteuer ist identisch mit der Umsatzsteuer. Du betrachtest diese aber nicht als Rechnungsersteller, sondern als Rechnungsempfänger. Die Vorsteuer ist damit nichts anderes als die Umsatzteuer, die deine Geschäftspartner dir in Rechnung stellen.

Beispiel

Du gehst als Grafiker einer freiberuflichen Tätigkeit nach. Die Erledigung deiner Aufträge stellst du den Kunden mit Umsatzsteuer in Rechnung. Für deinen Arbeitsbereich hast du dir einen Schreibtisch und einen Laptop angeschafft. In beiden Rechnungen ist ebenfalls die gesetzlich geltende Mehrwertsteuer ausgewiesen.

Die Umsatzsteuer dieser beiden Rechnungen sind deine Vorsteuern. Meldest du die Vorsteuern beim Finanzamt an und erfüllst die Voraussetzungen, die das Gesetz an den Vorsteuerabzug stellt, bekommst du die Beträge erstattet.

Auch bei Vorsteuern wird nach dem Regelsteuersatz (19 %) und dem ermäßigten Steuersatz (7%) unterschieden.

Wann bist du vorsteuerabzugsberechtigt?

Der Vorsteuerabzug ist im § 15 UStG gesetzlich geregelt. Hier bestimmt der Gesetzgeber, dass nur ein Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Als Unternehmer giltst du im Umsatzsteuerrecht, wenn du eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit selbstständig und auf Dauer ausübst.

Wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, kannst du nach § 15 UStG in den folgenden Fällen die Vorsteuer bei deinem Finanzamt geltend machen:

  • Die Umsatzsteuern, die dir deine Geschäftspartner in Rechnung stellen
  • Die Einfuhrumsatzsteuer
  • Die Steuer für einen innergemeinschaftlichen Erwerb

Die Einfuhrumsatzsteuer fällt für dich als Freiberufler an, wenn du Lieferungen oder Leistungen aus einem nicht europäischen Land beziehst. Kaufst du z. B. in den USA einen Gegenstand, den du für dein Unternehmen benötigst, bist du Schuldner der Einfuhrumsatzsteuer. Diese kannst du dir als Vorsteuer in gleicher Höhe vom Finanzamt erstatten lassen.

Steuern für einen innergemeinschaftlichen Erwerb fallen an, wenn du aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union einen Gegenstand für dein Unternehmen erwirbst. Das europäische Umsatzsteuerrecht bestimmt, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Weil er aber in gleicher Höhe einen Vorsteuerabzug geltend machen kann, wirkt sich die Zahlung nicht bei ihm aus.

Welche Voraussetzungen musst du für den Vorsteuerabzug erfüllen?

Neben deiner Eigenschaft als Unternehmer musst du noch eine zweite Voraussetzung erfüllen. Das Finanzamt ist berechtigt, deine Angaben zum Vorsteuerabzug zu überprüfen. Hierzu musst du dem Finanzamt alle Eingangsrechnungen vorlegen, aus denen du den Vorsteuerabzug geltend gemacht hast. Um den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen zu können, müssen die Rechnungen die Pflichtangaben enthalten, die das Umsatzsteuerrecht in den §§ 14, 14a UStG nennt.

Zu den Angaben, die du in deiner Rechnung unbedingt aufführen musst, gehören:

  • Vollständige Geschäftsnamen und Anschriften von Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer von beiden Unternehmern
  • Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  • Rechnungsdatum und Leistungsdatum
  • Bezeichnung der Leistung, die du erbracht hast

Möchtest du deinen eigenen Vorsteuerabzug nicht gefährden, musst du darauf achten, dass deine Eingangsrechnungen auch alle notwendigen Angaben enthalten. Steht dort z. B. die falsche Firmenbezeichnung, musst du den Rechnungsaussteller um eine korrigierte Rechnung bitten.

Beispiel

Du erhältst eine Rechnung, in der keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Berechnest du die Vorsteuer selbst, wird das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht anerkennen oder spätestens bei einer Prüfung zurücknehmen. Möchtest du dir den Ärger mit dem Finanzamt ersparen, setzt du dich mit deinem Geschäftspartner in Verbindung und bittest ihn um eine Rechnung, in welcher die Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

Die Vorsteuer ziehst du in dem Voranmeldungszeitraum (Monat oder Quartal), in dem du die Rechnung erhältst. Nur bei Anzahlungen oder Vorauszahlungen bist du berechtigt, die Vorsteuer vor dem Zeitraum der Rechnungsstellung zu ziehen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Das Finanzamt erstattet dir die Vorsteuerbeträge, wenn du dort eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichst. Für das Verfahren musst du einige Dinge beachten. Außerdem musst du die Umsatzsteuer und die Vorsteuer für den betreffenden Voranmeldungszeitraum selbst ermitteln. Hast du die Beträge berechnet, weißt du, ob du eine Umsatzsteuerschuld begleichen musst, oder das Finanzamt dir ein Vorsteuerguthaben erstattet.

Das Verfahren

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer gibst du monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung ab. Hier gibst du die Umsatzsteuerbeträge und die Vorsteuerbeträge an, die du zuvor selbst ermittelt hast.

Für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung lässt das Finanzamt dir bis zum zehnten Tag nach dem Ende des Voranmeldungszeitraums Zeit.

Beispiel

Für die Umsatzsteuervoranmeldung März 2021 hast du bis zum 10. April 2021 Zeit. Übermittelst du das Formular zu einem späteren Zeitpunkt, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag und einen Säumniszuschlag festsetzen.

Leistet du eine Sondervorauszahlung, kannst du für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung eine Dauerfristverlängerung in Anspruch nehmen. Dies bedeutet, dass du die Umsatzsteuervoranmeldung für den März erst zum 10. Mai abgeben musst. Die Sondervorauszahlung ist eine Art Kaution. Sie beträgt 1/11 aller Umsatzsteuervorauszahlungen des vorangegangenen Jahres.

Möchtest du keine Dauerfristverlängerung mehr in Anspruch nehmen, erhältst du die Kaution vom Finanzamt zurück.

Die Ermittlung der Umsatzsteuer

Anhand deiner Ausgangsrechnungen ermittelst du die Umsatzsteuer für einen bestimmten Voranmeldungszeitraum. Die Summe stellt deine Umsatzsteuertraglast dar.

Die Ermittlung des Vorsteuerbetrages

Aus den Rechnungen der anderen Unternehmer ermittelst du dir Vorsteuerbeträge, die du in dem betreffenden Voranmeldungszeitraum geltend machen kannst. Achte darauf, dass die Rechnungen alle Voraussetzungen erfüllen, die für die Berücksichtigung der Vorsteuer notwendig sind.

Umsatzsteuerschuld oder Vorsteuerguthaben

Zum Schluss ermittelst du deine Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuerschuld), indem du die Vorsteuerbeträge von den Umsatzsteuerbeträgen abziehst. Sind die Vorsteuerbeträge höher, kannst du dir das Vorsteuerguthaben vom Finanzamt erstatten lassen.

Beispiel

Du hast in dem Monat März 2021 Leistungen mit einem Nettowarenwert von 5.000 Euro erbracht. Für diese Leistungen hast du 950 Euro in Rechnung gestellt. Dieser Betrag ist mit der Umsatzsteuertraglast identisch.

Für diverse Dienstleistungen musstest du mehrere Rechnungen bezahlen. Insgesamt beliefen sich die ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge der anderen Unternehmer auf 450 Euro. Außerdem hast du ein Auto gekauft, damit du deine Kunden schneller erreichen kannst. Der Rechnungsbetrag belief sich auf insgesamt 15.500 Euro. Aus dem Bruttopreis ermittelst du auf folgendem Weg den Umsatzsteuerbetrag:

15.500 / 1,19 = 13.025 (gerundet)

15.500 – 13.025 = 2.475

Deine Vorsteuerbeträge belaufen sich insgesamt auf 2.925 Euro. Ziehst du deine Vorsteuern von deiner Umsatzsteuerschuld ab, ergibt sich ein Vorsteuerguthaben von 1.975 Euro. Diesen Betrag erstattet dir das Finanzamt, wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichst.

In welchen Fällen ist kein Vorsteuerabzug möglich?

Erfüllst du nicht die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, weil deine Geschäftspartner die eine Rechnung zusenden, die nicht den Vorschriften der §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, versagt das Finanzamt dir den Vorsteuerabzug. Darüber hinaus wirst du in den folgenden Fällen vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen:

Du erwirbst Gegenstände, die du in deinem privaten Bereich nutzt. Kaufst du z. B. einen Laptop, den du ausschließlich zu Hause und nicht für die Erledigung betrieblicher Angelegenheiten nutzt, fehlt dir für diesen Kauf die Unternehmereigenschaft. Du hast keine Berechtigung, die Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen.

Das Ausführen von Lieferungen und sonstigen Leistungen, die umsatzsteuerfrei sind, berechtigt dich nicht zum Abzug der Vorsteuer. Unter diese Regelung fällst du z. B., wenn du als Arzt oder Zahnarzt tätig bist. Für die Behandlung deiner Patienten brauchst du keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen. Investierst du Geld in einen Behandlungsstuhl, darfst du die in der Lieferantenrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

Der Vorsteuerabzug ist auch nicht möglich, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Dies ist der Fall, wenn dein Unternehmen die folgenden Voraussetzungen erfüllt: Deine Bruttojahresumsätze betrugen im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro und werden im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro steigen. Hast du bei deinem Finanzamt einen Antrag gestellt, wirst du dort steuerlich als Kleinunternehmer geführt. Dies ist für dich mit den Folgen verbunden, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen brauchst und keine Vorsteuer ziehen darfst.

Zusammenfassung

Wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, kannst du dir deine Vorsteuerbeträge vom Finanzamt erstatten lassen.

Als Vorsteuer bezeichnet das Umsatzsteuerrecht die Umsatzsteuer, die deine Geschäftspartner dir in Rechnung stellen.

Auch bei den Vorsteuern wird nach dem Regelsteuersatz und dem ermäßigten Steuersatz unterschieden.

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Diese Bedingung erfüllst du, wenn du als Freiberufler umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausführst und die von dir vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst.

Um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen zu können, müssen die Eingangsrechnungen bestimmte Angaben enthalten. Hierzu zählen insbesondere die Steuernummer und die ausgewiesene Umsatzsteuer.

Die Vorsteuer kannst du dir erstatten lassen, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichst.

Die Beträge, die du an Vorsteuern zahlst, werden mit der Umsatzsteuer gegengerechnet, die du selbst vereinnahmst. Entweder musst du deine Umsatzsteuerzahllast an das Finanzamt abführen oder du kannst dir ein Vorsteuerguthaben erstatten lassen.

Das Finanzamt versagt dir den Vorsteuerabzug, wenn du Gegenstände anschaffst, die du nicht für dein Unternehmen verwendest oder du nur umsatzsteuerfreie Umsätze ausführst. Darüber hinaus bist du auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn du von deinem Finanzamt als Kleinunternehmer geführt wirst.

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