Steuern für Freiberufler: Pflichten, Termine und Fallstricke

Was du als Freiberufler zu den Steuern wissen musst

Denkst du darüber nach das Angestelltenverhältnis gegen die Selbstständigkeit austauschen? Vielleicht fasziniert dich die Unabhängigkeit und du möchtest dein eigener Chef sein? Vielleicht bist du bereits in die Selbstständigkeit gestartet und benötigst hilfreiche Informationen, die sich mit den Steuerthemen befassen?

Es gibt nicht nur wichtige Steuern, die von allen Freiberuflern zu zahlen sind, sondern auch Termine, die in jedem Terminkalender rot markiert werden sollten. Kennst du deine Termine und Pflichten gegenüber dem Finanzamt, ersparst du dir jede Menge Ärger.

Mit diesem Beitrag möchte ich dir ein paar wesentliche Informationen darüber geben, welche Pflichten du gegenüber dem Finanzamt hast und an welche Fristen du dich halten musst. Darüber hinaus solltest du auch mögliche Fehlerquellen kennen, die gerade von Existenzgründern am Anfang ihrer Selbstständigkeit begangen werden.

Einkommenssteuer

Als Angestellter hast du von deinem Gehalt die Einkommenssteuer zahlen müssen. Dein Arbeitgeber hat vom Bruttolohn die Einkommenssteuer einbehalten und diese an das Finanzamt abgeführt. Die Höhe der Einkommenssteuer hat sich nach der Höhe deines Gehaltes gerichtet. Geringverdiener tragen eine niedrigere Steuerlast als Besserverdienende.

Auch als Freiberufler unterliegst du der Einkommenssteuer. Dieses Verfahren wird als progressiver Steuersatz bezeichnet. Je höher der Gewinn, desto höher ist auch der Steuersatz, der auf die Einnahmen zu entrichten ist.

Die Einkommenssteuer ist durch eine Vorauszahlung quartalsweise an das Finanzamt zu zahlen. Die Fristen für die Einkommenssteuer sind:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Die Höhe der zu zahlenden Einkommenssteuer richtet sich nach der letzten Steuererklärung und wird bei Gründern anhand einer Schätzung ermittelt. Allerdings musst du erst dann Steuervorauszahlungen leisten, wenn die Höhe mindestens 400 Euro im Kalenderjahr und auch mindestens 100 Euro für einen Vorauszahlungstermin betragen.

Sollten sich die individuellen Umstände ändern und die Gewinne steigen oder auch reduzieren, hat man im Verlauf eines Jahres immer die Möglichkeit, die Vorauszahlung entsprechend anpassen zu lassen. Dadurch wird auch vermieden, dass man hohe Nachzahlungen leisten muss.

Die Abgabe einer Steuererklärung ist für Selbstständige Pflicht. Diese kann bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. Steuererklärungen für vergangene Jahre können bis zu 4 Jahre rückwirkend nachgereicht werden.

Wenn das Einkommen den Betrag von 9.744 im Jahr nicht übersteigt, wird man von der Einkommenssteuer befreit. Bei Ehepaaren gilt ein Freibetrag von 19.488 Euro pro Jahr. Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums kannst du dir deinen individuellen Steuersatz ausrechnen lassen.

Noch eine Anmerkung zur Einkommenssteuer: Gründet man eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft, wird das Finanzamt automatisch von der Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit informiert. Das bedeutet, die Behörden kommen automatisch auf dich zu.

Anders ist der Fall bei der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit. Hier hast du 4 Wochen ab Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit Zeit, dem Finanzamt deine freiberufliche Tätigkeit mitzuteilen. Über das Elster Portal hast du die Möglichkeit, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt zu übermitteln.

Aufpassen solltest du besonders bei den zu erwartenden Einkünften. Diese sollten weder zu optimistisch noch zu niedrig angegeben werden. Aufgrund dieser Angaben ermittelt das Finanzamt deine Steuerlast. Zuviel gezahlte Steuern werden zwar am Ende des Jahres zurückerstattet, jedoch können gerade zu Gründungsbeginn solche Ausgaben eine große finanzielle Belastung darstellen.

Setzt du die Einkünfte zu niedrig an und erhöhen sich die Gewinne mit der Zeit, können erhebliche Nachzahlungen entstehen. Möchtest du das vermeiden, solltest du also, wie bereits oben dargestellt, kontinuierlich ein Auge auf die Steuervorauszahlungen haben und diese den jeweiligen Umständen regelmäßig anpassen.

Als Freiberufler unterliegst du nicht der Gewerbesteuer

Zu den Vorzügen einer freiberuflichen Tätigkeit gehört, dass keine Gewerbesteuer entrichtet werden muss. Daneben profitieren Freiberufler auch von einer vereinfachten Buchführung. Letztlich ist es das Finanzamt, das darüber entscheidet, ob deine Tätigkeit den freien Berufen zuzuordnen ist oder im gewerblichen Bereich angesiedelt ist.

Die Umsatzsteuer

Neben der Einkommenssteuer zählt auch die Umsatzsteuer zu einer der wichtigsten Steuern überhaupt. Diese Umsatzsteuer beträgt 19 % und gilt für Umsätze, die im Inland erwirtschaftet werden. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % fällt für viele Produkte wie Bücher und Lebensmittel an. Unterliegst du also der Umsatzsteuer, musst du auf deine Dienstleistungen diesen Betrag noch addieren und an das Finanzamt abführen.

Neben der Einkommenssteuererklärung musst du auch die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Wann du diese beim Finanzamt einreichen musst, ist abhängig von der Einkommenssteuer. Liegt diese oberhalb von 7.500 Euro pro Jahr, ist diese monatlich abzugeben. Zwischen 1.000 und 7.500 Euro pro Jahr ist die Abgabe der Umsatzsteuererklärung quartalsweise erforderlich. Eine jährliche Abgabe der Umsatzsteuererklärung betrifft Unternehmen, die unterhalb einer Einkommenssteuer von 1000 Euro jährlich liegen.

Die Vorsteuer

Die Vorsteuer ist das Gegenteil der Umsatzsteuer. Diese entrichtest du, wenn du für deine Tätigkeit als Freiberufler bestimmte Produkte und Dienstleistungen anderer Unternehmen in Anspruch nimmst.

Gerade in der Gründungszeit bist du auf viele Produkte und Dienstleistungen von anderen Unternehmen angewiesen. Hierunter zählen beispielsweise die Büroeinrichtung oder bestimmte Softwareprogramme. Zwar musst du beim Kauf dieser Produkte den Bruttopreis entrichten, kannst dir die Steuer in der Umsatzsteuererklärung wieder zurückholen.

Soll- und Ist-Versteuerung

Wann du die Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten musst, orientiert sich an dem Versteuerungsverfahren. Hier werden die Sollversteuerung und die Ist-Versteuerung unterschieden. Wählst du die Soll-Versteuerung, bedeutet dies, dass du die Umsatzsteuer auch dann bereits an das Finanzamt übermitteln musst, wenn der Kunde die Rechnung noch nicht beglichen hat.

Die Summe muss von dir vorgestreckt werden, bis der Kunde die Rechnung überwiesen hat. Bei der Sollversteuerung muss für eine im gleichen Monat ausgestellte Rechnung die Umsatzsteuer bereits im Folgemonat beim Finanzamt eingehen.

Gerade wenn hohe Rechnungen entstehen, erweist sich die Ist-Versteuerung oftmals vorteilhafter. Hier muss die Umsatzsteuer erst dann beim Finanzamt eingehen, wenn der Kunde auch die Rechnung beglichen hat.

Der Solidaritätszuschlag

1991 wurde der Solidaritätszuschlag eingeführt, um nach der Wiedervereinigung die ostdeutschen Bundesstaaten beim Aufbau ihrer Wirtschaft zu unterstützen. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 %, ist allerdings nur dann zu entrichten, wenn die Einkommenssteuer oberhalb von 972 Euro jährlich liegt. Bisher war es so, dass Personen, die darunter lagen, von der Zahlung des Solidaritätszuschlages befreit waren.

Ab 2021 entfällt der Solidaritätszuschlag für ca. 90 % der Bevölkerung. Nur noch Besserverdienende, GmbHs und andere Körperschaften müssen den Solidaritätszuschlag nach wie vor entrichten.

Die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung kann in Anspruch genommen werden, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und im laufenden Jahr der Gesamtumsatz von 50.000 nicht erreicht wird. Um diese Regelung in Anspruch zu nehmen, musst du zwingend beide Bedingungen erfüllen.

Eine Befreiung von der Umsatzsteuer macht insbesondere dann Sinn, wenn du keine allzu großen Anschaffungen tätigen musst. Außerdem kannst du dadurch Zeit sparen, die du für die Buchhaltung und Voranmeldung aufbringen müsstest. Sobald deine Umsätze oberhalb dieser Grenzen liegen, gehörst du nicht mehr zu den Kleinunternehmern und musst im Folgejahr deine Dienstleistungen auch mit der Umsatzsteuer ausweisen.

Verzichtest du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, bist du für 5 Kalenderjahre daran gebunden. Durch diese Maßnahme soll verhindert werden, dass sich Existenzgründer hohe Vorsteuererstattungen auszahlen lassen und im Folgejahr dann zur wesentlich komfortableren Kleinunternehmerregelung wechseln.

Die Einnahmen- Überschussrechnung

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen, das nicht im Handelsregister eingetragen ist, berechtigt, eine Einnahmen-Überschussrechnung durchzuführen. Auch Freiberufler erledigen ihre Buchhaltung aufgrund dieser Berechnungsmethode.

Alle Ein- und Ausgänge werden bei diesem Buchhaltungsverfahren in Form eines Journals erfasst. Auch amtliche Vordrucke stehen dir zur Verfügung, auf denen du die Einnahmen und Ausgaben nach der entsprechenden Art gliedern kannst. Zu den Einnahmen zähen beispielsweise Betriebseinnahmen oder der Verkauf von Anlagevermögen, während die Kosten für die Büroeinrichtung, Büromaterial oder Kosten für den Steuerberater zu den Ausgaben zählen. Die Beträge müssen als Nettobeträge ausgewiesen werden. In diese Berechnungen fließen Umsatz- und Vorsteuern nicht mit ein. Anschließend werden die Kosten nach ihren Kategorien angeordnet. Das Journal basiert auf einer chronologischen Anordnung der jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Wie kannst du die Steuerlast senken?

Um deine Steuerlast zu senken, musst du deinen Gewinn schmälern. Das kannst du natürlich nur innerhalb der gesetzlichen Vorgaben tun. Durch sämtliche Anschaffungen und Investitionen, die in direkten Zusammenhang mit deiner freiberuflichen Tätigkeit stehen, reduzierst du deinen Gewinn. So kannst du nicht nur die Miete gewerblicher Räumlichkeiten inklusive der gesamten Büroausstattung steuerlich absetzen, sondern auch Weiterbildungen, geringfügige Wirtschaftsgüter, Beiträge zur Altersvorsorge, Löhne von Mitarbeitern und Ausgaben für den Steuerberater können steuerlich abgesetzt werden.

Benutzt du deinen Pkw für deine freiberufliche Tätigkeit, kannst du auch das Fahrzeug als Firmenwagen in der Steuererklärung angeben. Ein Pkw, der mindestens zu 50 % für die freiberufliche Tätigkeit genutzt wird, zählt zum betrieblichen Vermögen und kann steuerlich abgesetzt werden. Wird der Pkw für weniger als 50 % für betriebliche Zwecke genutzt, muss ein Fahrtenbuch geführt werden.

Gerade in der Einkommenssteuererklärung gibt es eine Reihe an Möglichkeiten, um die steuerliche Last zu reduzieren. Hier kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater zu konsultieren.

Fehler in der Gründungsphase

Gerade von Existenzgründern werden aus Unwissenheit häufig Fehler begangen, die vermieden werden können. An dieser Stelle möchte ich dich auf ein paar wesentliche Stolpersteine hinweisen:

Wie bereits weiter oben erwähnt ist eine wesentliche Gefahrenquelle die Steuervorauszahlungen. Diese sollten weder zu niedrig noch zu hoch ausfallen. Aufgrund geringer Gewinne werden diese in den ersten Jahren geringer ausfallen, sodass du auch nur geringe Steuervorauszahlungen leisten musst. Steigern sich deine Gewinne aber und du hast es versäumt, Anpassungen vorzunehmen, kann es passieren, dass du Nachzahlungen für mehrere Jahre leisten musst.

In der Gründungsphase ist man häufig auf die Hilfe von der Familie angewiesen. Stellen dir einzelne Familienmitglieder ihre Arbeitskraft zur Verfügung, solltest du diese nicht ohne Vertrag bei dir arbeiten lassen. Die Lohnsteuer kannst du in der Steuererklärung geltend machen. Das Gleiche gilt auch für die Räumlichkeiten, die von der Familie angeboten werden. Da Lohn- und Mietzahlungen die Gewinne schmälert, können diese Ausgaben auch in der Einkommenssteuererklärung angegeben werden.

Gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit solltest du nicht unbedingt die Dauerfrist-Verlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung in Anspruch nehmen. In dieser Erklärung kannst du dir wichtige Erstattungen sichern, auf die du im Fall einer Verlängerung auch entsprechend länger warten musst.

Steuerberater sinnvoll?

Macht die Beauftragung eines Steuerberaters Sinn? Ob ein Steuerberater für die eigenen Zwecke eine sinnvolle Investition ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Ob du einen Steuerberater konsultieren solltest, ist von mehreren Faktoren abhängig.

Zu diesen Faktoren zählt einmal der Zeitaufwand, der benötigt wird, um sich mit der Buchhaltung auseinanderzusetzen. Zum anderen solltest du dir die Frage stellen, wie gut deine Kenntnisse in den Bereichen Steuern, Buchhaltung und Jahresabschluss sind? Wärst du unter Umständen auch bereit, dich in dieses Thema einzuarbeiten? Übrigens gibt es auch Existenzgründerkurse, in denen die Grundlagen der Buchführung ein wesentlicher Bestandteil ist.

Viele Freiberufler erledigen ihre Buchführung übrigens alleine, weil die Kenntnisse und der Zeitaufwand sich noch im Rahmen halten. Hier ist weder eine doppelte Buchführung erforderlich, noch muss am Jahresende eine Bilanz erstellt werden. Den Aufwand, den die Einnahmenüberschussrechnung in Anspruch nimmt, solltest du trotzdem nicht unterschätzen. Hier musst du durchaus einige Zeit einplanen.

Gerade in der Abrechnung von Mitarbeitern lauern viele Gefahren. Allerdings gibt es sowohl für die Buchhaltung als auch für die Abrechnung von Mitarbeitern gute Softwareprogramme, die auch nur mit wenigen Kenntnissen erfolgreich bedient werden können.

Fazit

Du hast gesehen, dass es als Existenzgründer zwar viel zu wissen gibt, hältst du dich aber die angegebenen Fristen und Pflichten, kann auch nichts schiefgehen. Übrigens möchte dich das Finanzamt mit der regelmäßigen quartalsweisen Vorauszahlung nicht ärgern, diese Abschlagszahlung soll nur sicherstellen, dass regelmäßig Beträge in die Staatskasse gespült werden und du vor unerwarteten Nachzahlungen beschützt wirst.