Geschäftsessen absetzen als Freiberufler

Als Freiberufler hat man es mitunter nicht immer leicht. Hohe Steuerausgaben, viel Bürokratie und Buchhaltung. Jedoch ist es genau dieser bürokratische Aufwand, welcher es dir erlaubt, den ein oder anderen Vorteil daraus zu ziehen. Zum Beispiel kannst du als Freiberufler sehr viele Sachen von deiner Steuer absetzen und dir einen Teil deiner Ausgaben wieder holen. Darunter fallen beispielsweise Geschäftsessen.

Doch da kommen auch einige Fragen auf. Denn nicht jedes gemeinsame Essen kannst du sofort als Geschäftsessen verbuchen. Ganz so einfach macht es dir das Finanzamt dann doch nicht. Deshalb stellt sich die Frage, ab wann kannst du ein Geschäftsessen absetzen und wie funktioniert das genau? Vor allem aber stellt sich die Frage, was zählt als Geschäftsessen? Alle diese Fragen werden dir in folgendem Beitrag beantwortet.

Ab wann nimmst du an einem Geschäftsessen teil

Damit du die Kosten für dein Geschäftsessen auch von der Steuer absetzen kannst, muss dieses zunächst einige Kriterien erfüllen. Zum Beispiel benötigst du in jedem Fall einen Bewirtungsbeleg. Dieser muss genaue Angaben über das Restaurant, die jeweiligen Speisen und die Getränke enthalten.

Diese Ausgaben kannst du jedoch nur bis zu 70 % absetzen. Damit das Finanzamt die Absetzung auch wirklich anerkennt, musst du zudem noch einige Anforderungen erfüllen. Wie bereits erwähnt, musst du die Bewirtung der Menschen umfassend nachweisen können, weshalb dein Bewirtungsbeleg alle wichtigen Angaben enthalten sollte.

Weiterhin musst du beim Finanzamt einen konkreten beruflichen Anlass vorlegen, weswegen dieses Essen stattfinden musste. Weiterhin sollte die Netto- und Bruttosumme sowie die Umsatzsteuer jeweils separat auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sein. Ein weiteres Kriterium für ein Geschäftsessen ist zudem erfüllt, wenn mindestens eine Person daran teilnimmt, welche nicht auf deiner Gehaltsliste steht oder zu deinem Unternehmen gehört. Beispiele für solche Personen sind befreundete Geschäftspartner, Journalisten oder dein Steuerberater. Du kannst also nicht einfach irgendwelche deiner Freunde zum Essen einladen und die Kosten im Anschluss absetzen.

Was du ebenfalls nicht vergessen darfst, du als Unternehmer, musst die Rechnung unterschreiben. Zusätzlich ist bei einem Betrag über 150 Euro der Gastwirt namentlich zu vermerken. Zudem sollte die Quittung eine fortlaufende Rechnungsnummer und alle Namen der teilnehmenden Personen enthalten.

Was genau muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Das meiste wurde bereits genannt. Damit du jedoch noch einmal einen besseren Überblick bekommst, hier nochmal alle Punkte, welche auf deinem Bewirtungsbeleg stehen sollten:

• Ort und Datum
• Der vollständige Name der Bewirtungsstätte (ab 150 Euro Rechnungsbetrag auch der Gastwirt)
• Ein Anlass zur Bewirtung
• Alle angefallenen Kosten (Brutto und Netto)
• Höhe der Umsatzsteuer
• Vollständiges Trinkgeld
• Alle Speisen und Getränke inklusive Preise
• Steuernummer des Restaurants
• Fortlaufende und klar zu erkennende Rechnungsnummer

Welche Kosten kannst du absetzen?

Wenn du dein Geschäftsessen nun in deiner Steuererklärung absetzen möchtest, dann fällt dies unter die Betriebsausgaben. Du kannst also nicht nach Belieben jeden Restaurantbesuch absetzen und als Geschäftsessen angeben. Das Finanzamt erstattet nämlich nur die Kosten, welche für die Verpflegung einer geschäftlichen Angelegenheit anfallen. Neben allen Speisen und Getränken kannst du auch das Trinkgeld, die Gebühren für eine Garderobe sowie die Unterhaltungskosten angeben und absetzen.

Was du auf keinen Fall machen darfst

Natürlich gibt es auch einige Dinge, die du auf keinen Fall machen solltest, wenn du dein Geschäftsessen erfolgreich steuerlich geltend machen möchtest. Als Freiberufler oder Selbstständiger bist du selbstverständlich in der Dokumentationspflicht und musst alle Belege akribisch für eventuelle Nachweise aufheben.

Deshalb solltest du bei deinen Rechnungen auf handgeschriebene Exemplare unbedingt verzichten. Auch unverhältnismäßig hohe Ausgaben und Sammelbezeichnungen ohne konkrete Bezeichnungen lassen beim Finanzamt erhöhte Skepsis an der Wahrheit deiner Angaben aufkommen. Was ebenfalls nicht wirklich seriös rüberkommt und wahrscheinlich eher dafür sorgt, dass dein Finanzamt deine Ausgaben nicht anerkennt. So solltest du bei einem Jahresumsatz von 40.000 bis 60.000 Euro nicht unbedingt mehrere Tausend Euro für ein einziges Geschäftsessen ausgeben, was jedoch klar sein sollte.

Wie teuer darf dein Geschäftsessen sein?

Einen genauen Betrag, welchen du bei deinem Geschäftsessen nicht überschreiten darfst, gibt es nicht. Hier prüft das Finanzamt jedoch in jedem Fall die Verhältnismäßigkeit. Das Amt entscheidet dann im Anschluss anhand verschiedener Kriterien, ob die Summe wirklich angemessen ist. Explizit bei äußerst hohen Beträgen wird genau geprüft, ob solche Summen zu deinem Unternehmen passen.

Hierbei spielen verschiedene Faktoren wie die Größe deines Unternehmens, der Bewirtungsumfang und der Gewinn deines Unternehmens. Dies macht das Finanzamt, damit es feststellen kann, ob es Ungereimtheiten gibt. So wird es wahrscheinlich skeptisch werden, wenn du einen kleinen Handwerksbetrieb führst und im teuersten Hotel deiner Stadt Hummer und Champagner konsumierst. Dass du deine Geschäftspartner nicht gerade zur Imbissbude um die Ecke zum Essen einladen sollst, ist klar. Jedoch muss hier eine gewisse Verhältnismäßigkeit vorhanden sein, welche vom Finanzamt natürlich geprüft wird.

Welchen Anlass gibt es für ein Geschäftsessen?

Natürlich fragst du dich nun, welche Anlässe gibt es für ein Geschäftsessen? Hier muss man zuerst zwischen zwei unterschiedlichen Hauptkategorien unterscheiden. Diese sind zum einen die betrieblich bedingten und die geschäftlich veranlassten Betriebsausgaben. Ein Geschäftsessen aus einem betrieblichen Anlass liegt vor, wenn du mit deinen Mitarbeitern zusammen essen gehst. Bei einem geschäftlichen Anlass jedoch führst du ein Geschäftsessen mit externen Personen, welche nicht zu deinem Unternehmen gehören. Diese sind meistens Geschäftspartner oder Ähnliches.

Du kannst selbstverständlich auch die Kosten für die Bewirtung auf Weihnachts- oder Betriebsfeiern angeben. Diese zählen ebenfalls als schlüssige Begründungen für ein Geschäftsessen.

Bei geschäftlichen Anlässen, also bei einem Essen mit externen Personen, reicht meistens nur eine kurze und knappe Beschreibung. Hier kannst du beispielsweise so etwas schreiben wie, „Besprechung des Projekts“ oder „Absprache über Lieferung“. Diese Begründungen sollten auf jeden Fall ausreichen. Sollte das Finanzamt noch Fragen haben, wird dieses sich bei dir Melden und du kannst auf Nachfrage genauere Angaben machen.

Was du beim Trinkgeld beachten musst

Ein letzter Punkt ist das Trinkgeld. Hier hast du dich mit Sicherheit bereits gefragt, wie du mit diesem auf deinem Bewirtungsbeleg verfahren solltest. Wenn du oder einer der Teilnehmer deines Geschäftsessens nun ein Trinkgeld geben möchte, dann musst du auf einige Sachen achten. So muss die Höhe des Trinkgelds exakt auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sein. Diese Summe muss zudem vom Kellner bestätigt werden. Alternativ dazu kannst du auch einen separaten Beleg erstellen lassen, auf dem das Trinkgeld vermerkt ist. Nur so kannst du dieses steuerlich geltend machen und wirklich beim Finanzamt absetzen.

Fazit – Geschäftsessen absetzen als Freiberufler

Wie du siehst, gibt es zwar einiges zum Beachten, wenn du ein Geschäftsessen absetzen möchtest, doch im Endeffekt kann sich das auch lohnen. Beachte alle wichtigen Punkte und sorge für einen ordentlichen und übersichtlichen Bewirtungsbeleg, dann kannst du dir sicher sein, dass du 70 % von deinen Kosten erstattet bekommst. Vor allem die Verhältnismäßigkeit und Regelmäßigkeit deiner Geschäftsessen sollten nicht im übertriebenen Maße stattfinden. Wenn diese Faktoren gegeben sind, dann wird das Finanzamt dir auf jeden Fall dein Geschäftsessen erstatten.