Als Freiberufler bist du oft mobil – ob für Kundentermine, Projekte oder Seminare. Fahrtkosten gehören in solchen Fällen zu den Ausgaben, die du in Rechnung stellen kannst. In diesem Artikel erfährst du, welche Fahrtkosten du geltend machen kannst, wie du sie berechnest und in deine Rechnungen integrierst.
Grundlagen der Fahrtkostenabrechnung
Fahrtkosten entstehen durch dienstlich veranlasste Fahrten. Diese können sowohl mit dem eigenen Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch anderen Transportmitteln anfallen. Als Freiberufler hast du die Möglichkeit, diese Kosten entweder direkt als Auslagen zu erheben oder über eine pauschale Kilometerabrechnung abzurechnen.
Welche Fahrtkosten sind abrechenbar?
Zu den abrechenbaren Fahrtkosten zählen:
- Fahrten mit dem eigenen PKW:
Hier kannst du die Kilometerpauschale ansetzen. In Deutschland liegt diese üblicherweise bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer (Stand: 2024). - Öffentliche Verkehrsmittel:
Die tatsächlichen Ticketpreise können in Rechnung gestellt werden. - Mietwagen und andere Transportmittel:
Auch hier werden die angefallenen Kosten erstattet, sofern sie betrieblich veranlasst sind. - Parkgebühren und Maut:
Diese Nebenkosten dürfen ebenfalls als Fahrtkosten abgerechnet werden.
Berechnung der Fahrtkosten
Kilometerpauschale
Wenn du dein privates Fahrzeug nutzt, ist die Kilometerpauschale eine einfache Möglichkeit, Fahrtkosten abzurechnen. Dabei multiplizierst du die zurückgelegten Kilometer mit dem gültigen Satz (z. B. 0,30 € pro Kilometer).
Beispiel:
Für eine Fahrt von 50 km ergibt sich:
50 km × 0,30 € = 15 €.
Ermittlung der tatsächlichen Kosten
Alternativ kannst du auch die exakten Kosten abrechnen. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn höhere Kosten durch Benzinpreise, Verschleiß oder andere Faktoren anfallen. Dabei solltest du jedoch Belege und ein Fahrtenbuch führen, um die Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren.
Erstellung der Rechnung
Wenn du Fahrtkosten in Rechnung stellst, sollte deine Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Datum und Reisedetails:
Notiere, wann die Fahrt stattgefunden hat und welche Strecke zurückgelegt wurde. - Berechnungsmethode:
Gib an, ob du die Kilometerpauschale oder die tatsächlichen Kosten ansetzt. - Aufschlüsselung der Kosten:
Führe die gefahrenen Kilometer, den angewendeten Satz und den Gesamtbetrag auf. - Belege und Nachweise:
Lege Kopien von Ticketbelegen, Parkquittungen oder anderen relevanten Dokumenten bei, falls dies erforderlich ist.
Ein transparenter und nachvollziehbarer Rechnungsaufbau schafft Vertrauen und erleichtert auch die steuerliche Prüfung.
Dokumentation und Belege
Für eine korrekte Abrechnung ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Ein Fahrtenbuch oder digitale Aufzeichnungen können helfen, alle relevanten Daten festzuhalten. Achte darauf, alle Belege aufzubewahren, um im Fall einer Prüfung deine Angaben belegen zu können.
Steuerliche Aspekte
Die abgerechneten Fahrtkosten wirken sich steuermindernd aus. Als Betriebsausgabe kannst du sie in deiner Steuererklärung angeben, was zu einer Senkung deines zu versteuernden Gewinns führt. Informiere dich bei einem Steuerberater über aktuelle Regelungen und mögliche Besonderheiten bei der Abrechnung von Fahrtkosten als Freiberufler.
Beispiel: So könnte eine Fahrtkostenabrechnung aussehen
Rechnungsposition:
- Dienstfahrt:
- Datum: 15. April 2024
- Strecke: 50 km (Hin- und Rückfahrt: 100 km)
- Berechnung: 100 km × 0,30 € = 30 €
- Nebenkosten:
- Parkgebühren: 5 €
- Maut: 2 €
Gesamtsumme Fahrtkosten: 37 €
Auf deiner Rechnung kannst du diesen Posten unter „Fahrtkosten“ aufführen und die Berechnung transparent darlegen.
Fazit
Das Abrechnen von Fahrtkosten als Freiberufler ist ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Rechnungswesens. Durch klare Dokumentation, nachvollziehbare Berechnungen und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben kannst du sicherstellen, dass dir keine betrieblich veranlassten Kosten verloren gehen. Nutze die Vorteile der Kilometerpauschale oder rechne die tatsächlichen Kosten ab – so bleibst du flexibel und sorgst für einen reibungslosen Ablauf deiner Geschäftstätigkeiten.
Mit diesen Tipps und Beispielen bist du bestens gerüstet, um deine Fahrtkosten korrekt in Rechnung zu stellen und dabei auch steuerlich optimal vorzugehen.