Einnahmenüberschussrechnung für Freiberufler erklärt

Zahlen über Zahlen: Die EÜR für Freiberufler

Die Einnahmenüberschussrechnung macht es einem Freiberufler leichter, seinen Betriebsgewinn anzugeben. Du ziehst einfach von den Einnahmen die Ausgaben ab, so ergibt sich der Gewinn Deiner Aktivitäten oder ihr Verlust. Anzugeben sind sämtliche Betriebseinnahmen und Kosten, die bei der Unternehmung anfallen und notwendig sind. Das Finanzamt erwartet, dass die Ausgaben angemessen sind, sonst verweigert der Sachbearbeiter Deinem Zahlenwerk die Zustimmung.

Der eigene Lohn als Freiberufler ist übrigens keine Betriebsausgabe, vielmehr zahlst Du Dir das „Gehalt“ aus dem entstandenen Gewinn. Auf der Basis des Gewinns legt die Steuerbehörde die Einkommenssteuer fest und gegebenenfalls zusätzlich die Umsatzsteuer.

Die Vorteile der EÜR: Einfachheit und Transparenz

Im Vergleich mit einer jährlich zu erstellenden Bilanz bietet die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) einige Vorteile. Für die Ermittlung des Gewinns sind ausschließlich die tatsächlichen Kontobewegungen relevant, das Wirtschaftsjahr ist unerheblich. Das führt zu einer höheren Liquidität, denn der Gewinn wird erst nach seiner Realisierung versteuert. Die Anfangsbilanz entfällt, ebenso die Inventur wie auch die Bilanz zum Jahresende. Der hohe Aufwand, der mit einer doppelten Buchführung verbunden ist, bleibt dem Freiberufler ebenfalls erspart. Schulden und Forderungen muss er nicht aufzeichnen, auch das Vermögen oder die Verbindlichkeiten seines Betriebs erwartet das Finanzamt nicht in der Gewinnberechnung. Allerdings ist eine Abschreibungsliste zu führen, damit der Anlagewert erkennbar wird.

Der Gesetzgeber verzichtet auf eine Inventur, weil viele Freiberufler keine Waren herstellen oder vertreiben, sondern Dienstleistungen anbieten. Texte, Übersetzungen oder Programmierungen legt man sich nämlich im allgemeinen nicht auf Lager. Die Einnahmen eines freiberuflich Tätigen stammen zum Beispiel aus Honoraren, die er für seine Bemühungen vom Auftraggeber erhält. Ausgaben entstehen etwa durch Mietkosten für ein Büro oder für eine Haftpflichtversicherung.

Alle Ausgaben, die unmittelbar mit dem Betrieb verbunden sind, gehören in die EÜR. Mit einer privaten Krankenversicherung sorgt der Freiberufler aber als Privatperson vor, nicht als Geschäftsmann oder Unternehmer. Deshalb kann er die Versicherung bei der Gewinnermittlung nicht mit einbeziehen.

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?

Wie bereits angedeutet, bezeichnet der Begriff die Form der Ermittlung des Gewinns. Der Überschuss, den der Betrieb erwirtschaftet, ergibt sich aus der Subtraktion von Einnahmen und Ausgaben, wie eine simple mathematische Formel angibt:

Einnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn

Wer ist berechtigt, eine EÜR abzugeben?

Die rechtlichen Bestimmungen finden sich im Einkommensteuergesetz. Im Absatz 3 des Paragraphen 4 gibt der Gesetzgeber Auskunft über die berechtigten Personen, die eine EÜR abgeben dürfen. Demnach kann ein Steuerpflichtiger, der nicht gesetzlich verpflichtet ist, „Bücher zu führen und regelmäßige Abschlüsse“ anzugeben, den Gewinn als Differenz aus Betriebsausgaben und Betriebsausgaben darstellen.

In den letzten Jahren ist allerdings auch die Steuerbehörde dem „papierlosen Büro“ erheblich näher gekommen, die Steuererklärung kann dem Finanzamt nur noch elektronisch übermittelt werden. So auch die EÜR, und der Steuerpflichtige nutzt zu diesem Zweck das entsprechende Formular mit der Bezeichnung „Anlage EÜR“.

Über die genauen Anforderungen an ddie Gewinnermittlung finden sich im Handelsgesetzbuch weitere Informationen. Nach Paragraph 238 ist jeder Unternehmer verpflichtet, seine Aktivitäten nachvollziehbar zu dokumentieren. Die doppelte Buchführung erwartet das Finanzamt aber nur ab einem bestimmten Erfolg des Unternehmens.

Grundsätzlich ist die Einnahmenüberschussrechnung für folgende Betriebe vorgesehen:

  • Kleine Gewerbetreibende
  • Freiberufler und Selbständige
  • Landwirtschaftliche Betriebe

Aber auch ein Gewerbetreibender kann dem Sachbearbeiter eine EÜR vorlegen, wenn sein Umsatz im Jahr unter 600 000 Euro beträgt oder der Gewinn 60 000 Euro nicht übersteigt. Übrigens ist bei dieser Regelung Vorsicht geboten, denn bereits das Erfüllen von nur einem der beiden Kriterien zieht die Bilanzpflicht nach sich. Bei einem höheren Umsatz oder Gewinn gelten nämlich die selben Bestimmungen wie für eine Kapitalgesellschaft. Außerdem sind diese Unternehmungen zur doppelten Buchführung verpflichtet, und sie ermitteln ihren Gewinn mittels der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Betriebsarten und ihre jeweilige Abrechnungspflicht:

Rechtsform – EÜR, einfache Buchführung – Doppelte Buchführung, Jahresabschluss einschließlich Bilanz sowie GuV

RechtsformEÜR, einfache BuchführungDoppelte Buchführung
Einzelunternehmen
Freiberuflerjanein
Kleingewerbeja, wenn unter dem Maximalbetragja, wenn oberhalb der Schwelle
Eingetragener Kaufmannjaja, wenn oberhalb der Schwelle
Personengesellschaften
GbRjaja, wenn Schwelle überschritten: Die GbR wird zur OHG.
Partnergesellschaftjanein
OHGneinja
KGneinja
GmbH & Co. KGneinja
Kapitalgesellschaften
GmbHneinja
UGneinja
gGmbH oder gUGneinja
KGaAneinja
AGneinja

Maximalbetrag/obere Schwelle: 600 000 Euro Umsatz bzw. 60 000 Euro Gewinn pro Jahr

Wie erstellt man eine Einnahmenüberschussrechnung?

Jeder Freiberufler sollte sich mit dem Grundprinzip der EÜR vertraut machen und einige Details beachten, wenn er seine Gewinnberechnung erstellt. Um die Prozedur zunächst anschaulich darzulegen, beginnen wir mit einem einfachen Beispiel. Angenommen Du hast als Freiberufler im vergangenen Geschäftsjahr 37 500 Euro eingenommen. Dem stehen Ausgaben in Höhe von 11 500 Euro entgegen, von denen 19 Prozent auf die zu entrichtende Umsatzsteuer entfallen, nämlich 7 125 Euro. Für Anschaffungen, Fahrtkosten und anderes kamen demnach 4 375 Euro zusammen. Als steuerpflichtiger Gewinn bleiben mithin ganze 26 000 Euro, wenn von den Einnahmen die Ausgaben abgezogen wurden.

Zunächst ermittelst Du also die gesamten Einnahmen, die Du mit Deinen Tätigkeiten erwirtschaften konntest. Umsatzsteuer und Nettoeinnahmen sind dabei gesondert auszuweisen. In einem zweiten Schritt stellst Du alle Ausgaben zusammen. Auch diese Angaben teilst Du in Umsatzsteuer und Nettoausgaben. Die an die Behörde überwiesene Umsatzsteuer sollte ebenfalls in der Liste enthalten, auch die Abschreibungen müssen hier zu finden sein. Dann ergeben sich folgende Rechnungen:

Gewinn = Einnahmen – Ausgaben – Abschreibungen

Überschuss = Gewinn + Privateinlagen + Finanzierungen + Abschreibungen – Tilgungen – Investitionen – Privatentnahmen

Zu den Einnahmen Deines Betriebs zählen u.a.:

  • Alle Einnahmen als Nettobeträge (ohne Umsatzsteuer)
  • Sachentnahmen: Gegenstände des Betriebs, die entnommen wurden
  • Privatnutzung von Kraftfahrzeugen
  • Private Nutzung von Telefonie und Internet
  • Auflösungen von Rückstellungen

Als Ausgaben gelten (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Gehälter und Löhne für die Mitarbeiter
  • Wareneinkäufe
  • Abschreibungen
  • Eingekaufte Leistungen
  • Kosten für Kraftfahrzeuge
  • Mietzahlungen
  • Bezahlte Vorsteuer, auch im laufenden Geschäftsjahr
  • Betriebsausgaben mit eingeschränkter Abzugsfähigkeit

Die Gliederung der EÜR und wichtige Regeln

Das Finanzamt erwartet über die faktische Richtigkeit hinaus, dass einige formale Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Gliederung gibt es bestimmte Standards, um die Abrechnung übersichtlich zu gestalten, damit sie der Sachbearbeiter zuverlässig verarbeiten kann. Die Buchungen etwa erfolgen nach dem Zufluss- bzw. Abflussprinzip. Konntest Du also im Dezember eine Rechnung stellen, die jedoch erst im Januar beglichen wurde, ergibt sich die Frage, wo der Betrag angegeben wird. Nach dem Zuflussprinzip ist nicht das Datum der Rechnung maßgeblich, sondern der Eingang auf Deinem Konto. Der in diesem Beispiel dargestellte Vorgang gehört somit in den Januar, also ins neue Geschäftsjahr.

Für die Rechnung, die Dir gestellt wird, gilt die selbe Methode. Entscheidend ist nicht das Datum der Forderung, sondern wann der Betrag von Deinem Konto abgeflossen ist. Ein Auftrag, den Du im Dezember stellst und den Du erst im folgenden Januar bezahlst, rechnest Du im Januar ab.

Das Journal als Grundlage der EÜR

Nun aber zu den einzelnen Komponenten des Rechnungswerks. In das Journal trägst Du alle Einnahmen und Ausgaben einzeln ein und ordnest sie in die entsprechenden Kategorien der Anlage EÜR ein. Mit diesem Vorgehen vereinfachst Du enorm das Ausfüllen der Anlage, denn Du hast alle Posten bereits vorsortiert, damit sie den Vorgaben des Amts entsprechen. Du kannst das Journal grundsätzlich in Excel erstellen, es gibt für diese Aufgabe jedoch auch gut strukturierte Software-Pakete. Einige von ihnen sind mit einer Elster-Schnittstelle ausgestattet und übertragen alle Daten per Internet an die Anlage EÜR des Finanzamts.

Listen und Verzeichnisse

Die Aufzeichnungsregeln erfüllen den Zweck, die EÜR übersichtlich und besser nachvollziehbar zu gestalten. Die einheitlichen Regeln, die für jedes steuerpflichtige Unternehmen gelten, vereinfachen die Bearbeitung beim Finanzamt. Die Trennung von Betrag und Mehrwertsteuer wurde bereits genannt, wichtig sind auch Verzeichnisse für die verschiedenen Kostenbereiche.

Die Anlagegüter werden in ein separates Verzeichnis aufgenommen. Ähnlich wie bei einem bilanzierenden Unternehmen muss auch der Freiberufler die Anlagen angeben, die im Betrieb langfristig genutzt werden. Denn diese kann er über mehrere Jahre abschreiben. Grundstücke, Maschinen oder Fahrzeuge sind Anlagen, und sie werden nicht unmittelbar als Betriebsausgabe angegeben.

In diesem Abschreibungsverzeichnis sind die abnutzbaren Wirtschaftsgüter verzeichnet, deren Wertminderung erfolgt auf der Basis sogenannter Abschreibungstabellen. In einem weiteren Verzeichnis führst Du alle Wirtschaftsgüter auf, die von geringem Wert sind. Alles was weniger gekostet hat als 800 Euro, gehört in diese Tabelle.

Im Wareneingangs- sowie im Warenausgangsbuch sind alle entsprechenden Bewegungen zu verzeichnen. Rohstoffe, Halbfabrikate und Arbeitsmittel gehören in diese Verzeichnisse wie auch andererseits die verkauften Produkte oder Dienstleistungen.

Ausgaben, die Du nur beschränkt absetzen kannst, sollten ebenfalls separat erfasst werden. Das gilt für Bewirtungen oder das Arbeitszimmer in der häuslichen Umgebung, und auch das Fahrtenbuch wird separat in eine Liste aufgenommen.

Abnutzbare und nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter

Dem Anlagevermögen sind auch die vorhandenen Wertgegenstände zuzurechnen, etwa die Maschinen des Unternehmens, Computer, Fahrzeuge, aber auch Grundstücke sowie Gebäude. Grundstücke gehören zu den Gütern, die keiner Abnutzung unterliegen. Dieses Verzeichnis, das Du ebenfalls der EÜR anfügst, muss folgende Details enthalten:

Bezeichnung des Objekts, Datum der Herstellung oder Anschaffung, Kosten, Dauer der Nutzung, jährlicher Betrag für die Abschreibung

Für jedes Anlagegut, das der Abnutzung unterliegt, nimmst Du die entsprechende jährliche Abschreibung vor und vermerkst sie als Betriebsausgabe. Dieser Vorgang führt aber nicht zu einem Abfluss von Kapital, deshalb wird der Betrag später bei der Liquidität hinzugerechnet.

Die Finanzkraft Deines Unternehmens

In der Gewinnermittlung finden Darlehen keine Berücksichtigung. Für die finanziellen Möglichkeiten Deines Unternehmens sind sie aber oft von entscheidender Bedeutung. Dem bereits festgestellten Gewinn rechnest Du die Abschreibungen hinzu und die externen Finanzierungen, sei es durch private oder Bankdarlehen. Auch die Gelder, die Du selber in das Unternehmen eingebracht hast, stehen auf der Habenseite. Investitionen hingegen bedeuten Ausgaben, deshalb subtrahierst Du sie in dieser Auflistung ebenso wie Tilgungen von Darlehen, Zinsleistungen und private Entnahmen. Ergebnis dieser Berechnung ist der finanzielle Überschuss des Betriebs oder seine Liquidität.

Welche Auswirkungen haben Sacheinlagen bei der Gewinnermittlung?

Einige Besonderheiten sollten noch Erwähnung finden. Viele Unternehmen beginnen ihre Aktivitäten in der heimischen Umgebung. Oft kommen bereits vorhandene Computeranlagen oder privates Mobiliar zum Einsatz. Derartige Komponenten gelten aber nicht als Einnahmen, und sie wirken sich auch nicht auf den Gewinn aus. Die Steuerbehörde versteht diese privat erworbene Grundausstattung als Sacheinlage. Für die Wertfestsetzung reicht eine ungefähre Schätzung durch den Freiberufler, und er kann sie in aller Regel abschreiben. Als Abschreibung mindern sie allerdings am Ende doch den Gewinn.

Auch Bareinlagen versteht das Finanzamt nicht als Einnahmen, deshalb kommt es durch diese Finanzmittel ebenfalls nicht zu einer Gewinnerhöhung. Und Du kannst sie gleichfalls nicht bei den Abschreibungen berücksichtigen. Was aber nicht abgeschrieben werden kann, reduziert auch nicht das Betriebsergebnis.

Die Umsatzsteuer innerhalb der Einnahmenüberschussrechnung

Hat der Kunde eine Rechnung beglichen, ist auch die Mehrwertsteuer enthalten. Beides zählt zu den Einnahmen, muss aber – wie oben gesagt – separat in der EÜR auftauchen. Auf der anderen Seite kauft Dein Unternehmen Waren ein, vielleicht auch Dienstleistungen oder Investitionen, und diese Rechnungen unterliegen ebenfalls der Mehrwertsteuer. Weil Du aber als Leistungsnehmer diese Steuer zahlst, gehört der Betrag als Kosten für die Vorsteuer in die Rubrik „Ausgaben“.

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