Die Digitalisierung schreitet voran, und mit ihr auch die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungsstellung und Buchhaltung. Ein wichtiges Thema für Freiberufler ist die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung. Doch was bedeutet das genau, welche gesetzlichen Vorgaben gibt es, und welche Vorteile bringt die E-Rechnung mit sich?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das bedeutet, dass eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, nicht zwingend als E-Rechnung gilt. Vielmehr muss die Rechnung einem bestimmten, maschinenlesbaren Format entsprechen, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Gesetzliche Vorgaben für Freiberufler
Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen, die Rechnungen an Behörden des Bundes stellen, verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. In vielen Bundesländern gelten bereits ähnliche Vorschriften für Aufträge der öffentlichen Hand. Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland auch für den B2B-Bereich (Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen) schrittweise eingeführt.
Freiberufler sind zwar oft von der Pflicht ausgenommen, sollten sich aber dennoch mit der Thematik vertraut machen, insbesondere wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern oder Unternehmen zusammenarbeiten, die bereits E-Rechnungen nutzen.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung entfallen manuelle Eingaben, und Rechnungen können schneller erstellt sowie versendet werden.
- Fehlerminimierung: Digitale Rechnungsformate vermeiden Fehler, die bei der manuellen Eingabe auftreten können.
- Schnellere Zahlungen: Viele Unternehmen und öffentliche Auftraggeber bevorzugen die E-Rechnung, wodurch sich Zahlungsprozesse beschleunigen können.
- Rechtssicherheit und Steuerkonformität: Elektronische Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und erleichtern die steuerliche Prüfung.
- Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und schont die Umwelt.
So erstellen Freiberufler eine E-Rechnung
Freiberufler können E-Rechnungen mit verschiedenen Tools und Softwarelösungen erstellen. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen bereits Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Alternativ bieten Online-Plattformen einfache Lösungen zur Erstellung und Versendung von E-Rechnungen an.
Wichtig ist, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält, darunter:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsbeschreibung und Betrag
- Zahlungsbedingungen
Fazit
Die E-Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung, und auch Freiberufler sollten sich rechtzeitig mit dem Thema auseinandersetzen. Durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung lassen sich nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch Effizienz und Nachhaltigkeit steigern. Wer sich frühzeitig mit E-Rechnungen befasst, kann sich Wettbewerbsvorteile sichern und seine Prozesse optimieren.