Collmex Test: Online Rechnungssoftware Erfahrungsbericht

Collmex bietet Pakete für Projekte, Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Commerce an und kann auch als Vereinssoftware genutzt werden. Um uns nicht in dem umfangreichen Funktionsumfang zu verlieren, werde ich Collmex aus der Projektsicht mit einer konkreten Aufgabenstellung testen.

Bevor wir ins Testszenario einsteigen, kurz warum eine Online-Rechnungssoftware generell sinnvoll ist.

Vorteile einer Online-Rechnungssoftware

Bevor man anfängt mit einer Online-Rechnungssoftware zu arbeiten, sollte man sich überlegen, ob man will, dass die Rechnungs-, Kunden-, Firmen- und Unternehmensdaten in die Cloud geladen werden. Wer das nicht will und dennoch mit einer Software arbeiten will, der sollte nach einer Desktop suchen, die die Daten nur lokal auf dem Rechner speichert.

Plattformunabhängigkeit und Verfügbarkeit

Eine Onlinelösung bietet jedoch einige Vorteile, die eine Desktopsoftware nicht bieten kann. Anwendungen im Browser sind plattformunabhängig. Nicht immer arbeitet man am eigenen Rechner und auf dem private genutzten Betriebssystem.

Ich nutze privat einen Mac, bekomme jedoch häufig von Kunden Windowsrechner gestellt. Selbst wenn ich lokale Adminrechte für den Rechner bekomme, muss ich idealerweise eine Software finden, die auf beiden Betriebssystemen läuft. Webanwendungen haben dieses Problem nicht.

Datensynchronisation

Selbst wenn ich eine Software finden würde, die unter Windows und OSX läuft, müßte ich die Daten zwischen den Rechnern irgendwie synchronisieren. Auch hier vereinfacht eine Webanwendung den Umgang, da die Daten immer erreichbar auf dem Server liegen.

Datensicherheit

Die gesammelten Daten sind wichtig und man sollte sichergehen, dass sie nicht verloren gehen. Bei einer Onlinelösung gebe ich die Verantwortung für die Datensicherung ein Stück weit an den Betreiber der Software ab. Auch wenn es zu empfehlen ist, sich nicht nur auf den Anbieter zu verlassen, und hin und wieder die Daten aus dem Tool zu exportieren und zu sichern.

Bei einer Desktopanwendung muss ich selbst eine Lösung für die Datensicherung finden. Denn eine Festplatte kann kaputt gehen, darauf sollte man verbreitet sein.

Fazit Online versus Desktop

Auch wenn ich keine Rechnungen beim Kunden schreibe, so finde ich es aber komfortabel meine Zeiterfassung vor Ort zu machen. Ich mag die Flexibilität von Webanwendungen. Auch wenn es noch nie vorgekommen ist und leider wahrscheinlich auch nie passieren wird: Theoretisch könnte ich aus einem Internetcafé auf Hawaii eine Rechnung verschicken.

Aber du wärst wahrscheinlich gar nicht hier, wenn du dich nicht für eine Online-Rechnungssoftware interessieren würdest. Also auf zum Collmex Test!

Collmex Testszenario: Automatisch erstellte Rechnung

In meinem Berufsalltag ein klassischer Anwendungsfall:

Ich arbeite für einen Kundenprojekt auf Basis eines Stundensatzes. Ich will meine geleisteten Stunden in der Zeiterfassung von Collmex festhalten und zum Monatsende anhand der Daten aus der Zeiterfassung eine Rechnung erstellen.

Meine Erwartungshaltung:

  1. Eigene Daten pflegen
  2. Kundendaten pflegen
  3. Projekt mit Stundensatz festlegen
  4. Zeiten erfassen
  5. Rechnung erstellen

Laut der Collmex Webseite sollte sich das beschriebene Szenario mit dem basic Tarif für gegenwärtig monatlich 11,95 € umsetzen lassen. Wir werden sehen, wie einfach man ans Ziel kommt.

Collmex basic Tarif

Collmex basic Tarif

Die Anmeldung bei Collmex

Collmex erlaubt es, die Tarife 30 Tage lang kostenfrei zu testen. Die Registrierung ist schnell erledigt, es werden lediglich die Adressdaten verlangt.

Erfreulich: Für die Anmeldung zur Testphase ist keine Bankverbindung nötig. Collmex sperrt den Account einfach nach der Testphase. Man muss also nicht aktiv kündigen, um nicht plötzlich im bezahlten Collmex-Abo zu landen.

Nach erfolgter Registrierung bekommt man eine Mail mit den Anmeldedaten und einer Kundennummer. Ich melde mich mit Benutzerdaten an und werden von einer minimalistischen und aufgeräumten Oberfläche begrüßt.

Collmex Übersicht

Collmex Übersicht

Firmendaten pflegen

Da ich eine Rechnung stellen will, muss ich meine Firmendaten und eine Bankverbindung eintragen, damit diese auf der Rechnung angedruckt werden kann. Die Adressdaten wurden bereits aus der Registrierung übernommen.

Collmex Firmendaten pflegen

Collmex Firmendaten pflegen

Mitarbeiter anlegen

Ich habe es beim Ausprobieren erst bei der Zeiterfassung gemerkt: Für die Zeiterfassung wird ein Mitarbeiter benötigt. Ich habe ihn wie folgt angelegt.

Collmex Mitarbeiter anlegen

Collmex Mitarbeiter anlegen

Kunden anlegen

Ohne Kunde keine Rechnung, also muss ein Kunde angelegt werden.

Collmex Kunden anlegen

Collmex Kunden anlegen

Collmex Kunden anlegen ausgefuellt

Collmex Kunden anlegen ausgefuellt

Projekt anlegen

Für den Kunden benötigen man  ein Projekt auf das man buchen kann.

Collmex Projektanlage.

Collmex Projektanlage

Zeiterfassung

Beispielhaft habe ich zwei Tätigkeiten eingegeben.

Collmex Tätigkeit erfassen

Collmex Zeiterfassung

Rechnung erstellen

Bevor man eine Rechnung anlegt, muss angegeben werden für welchen Kunden, welches Projekt und welchen Zeitraum die Rechnung ist.​

Collmex Rechnung anlegen

Collmex Rechnung anlegen

Collmex Rechnung anlegen Schritt 2

Collmex Rechnung anlegen Schritt 2

Rechnung drucken

Collmex Rechnung drucken

Collmex Rechnung PDF

Fazit Collmex Testszenario

Insgesamt war der Ablauf logisch und ich war schnell am Ziel. Ich habe mich dennoch hin und wieder verlaufen. Den für die Zeiterfassung nötigen Mitarbeiter habe ich erst nach der Fehlermeldung in der Zeiterfassung angelegt, die mir das Fehlen eines Mitarbeiters angezeigt hat, und ich habe versehentlich eine leere Rechnung erzeugt.

Beim Rechnungsdruck ist mir das Fehlen von Daten beim Kunden und den eigenen Daten erst nachträglich aufgefallen. Die Daten waren aber schnell nachgepflegt. Schön wäre, wenn Collmex einen darauf hinweisen würde, dass Daten für eine ordentliche Rechnung fehlen. Letztendlich bin ich ohne die Hilfe zu nutzen innerhalb weniger Minuten zum Ziel der druckbaren Rechnung gekommen.

Der ausgewählte Anwendungsfall ist relativ einfach und lässt sich auch ohne Collmex relativ einfach - wenn auch etwas weniger elegant - mit Excel und Word lösen. Doch insbesondere wer mit mehreren Kunden arbeitet, dem erleichtert Collmex die Arbeit und spart Zeit.

Natürlich bietet Collmex weit mehr, als die im Anwendungsszenario vorgestellten Funktionen. Dazu jetzt mehr.

Weitere Collmex basic Tarif​ Funktionen vorgestellt

Layout der Rechnung anpassen

Im beschriebenen Szenario habe ich die Standardrechnung gedruckt. Collmex bietet umfangreiche Möglichkeiten den Rechnungsdruck nach eigenen Wünschen anzupassen und die eigene Corporate Identity einzubringen. Logo, Hintergrund und Formatierung lassen sich ändern.

Mahnungen​ 

​Es kann leider vorkommen, dass Rechnungen nicht beglichen werden. Collmex unterstützt auch beim unangenehmen Thema Mahnungen und erstellt für die offenen Positionen entsprechende Mahnschreiben.

Funktionen für den Verkauf von Produkten

Collmex bietet im basic Tarif nicht nur die Möglichkeit projektbasiert zu arbeiten, sonder hilft auch beim Vertrieben von Produkten. Produkte können gepflegt werden, Angebote für Produkte erstellt werden und natürlich Rechnungen für Produkte erzeugt werden.

Umsatzsteuervoranmeldung

Collmex erlaubt die Durchführung einer Umsatzsteuervoranmeldung.​

Belege verwalten​

Wer seine Belege selbst verwalten und dies nicht einem Steuerberater übergeben will, der kann das mit Collmex tun.​

DATEV Export für den Steuerberater​

​Wer seinem Steuerberater die Daten aus Collmex bereit stellen will, der kann den DATEV-Export nutzen.

Kündigung Collmex Abo

Wer Collmex nicht mehr benötigt oder nicht mehr nutzen will, kann sein Abo bequem aus der Anwendung selbst heraus kündigen. An die gepflegten Daten kommt man auch nach der Kündigung kostenlos im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus können auch die Exportfunktionen von Collmex genutzt werden. Auch hier zeigt sich Collmex als fairer Partner, der keine künstlichen Hürden für eine Kündigung schafft.

Fazit Collmex Test

Online-Rechnungsprogramme gibt es viele, Collmex hebt sich meiner Meinung nach durch eine angenehme Sachlichkeit hervor. Die Homepage und die Anwendung erscheinen in einem funktionalen Design. Keine Landingpage oder Videos, die einem erklären, wie dringend man die Software benötigt. Es werden einfach sachlich die umfangreichen Funktionen vorgestellt.

Nachteil der Sachlichkeit ist für meinen Geschmack, dass die Collmex Oberfläche zwar funktional ist, aber nicht besonders sexy, aber das muss eine Online-Rechnungssoftware vielleicht auch nicht sein.

Dazu kommt, dass die Oberfläche nicht für die Nutzung auf mobilen Endgeräten optimiert ist. Auf dem Smartphone sieht Collmex genauso aus, wie auf dem Desktoprechner. Dennoch konnte ich die Anwendung relativ unkompliziert auf meinem Smartphone nutzen.

Insgesamt erscheint das seit 2003 agierende Unternehmen zu leise und bescheiden für die gelieferte Software. Bei Collmex fühlt man sich zu nichts gedrängt, der faire Umgang bei der Testphase und bei der Kündigung schafft Vertrauen beim Anwender und deutet auf ein Vertrauen ins eigene Produkt seitens Collmex hin.

Ich kam im Collmex Test mit der Software zügig und gut zurecht. Aber macht euch ein eigenes Bild und testet die Software selbst. Übrings: Wer nur Rechnungen schreiben will, der kann Collmex kostenlos nutzen.