Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen

Steuerunterlagen – an diese Aufbewahrungspflichten musst du als Freiberufler denken

Machst du dich als Freiberufler selbstständig, stellt dein Finanzamt bestimmte Anforderungen an dich. Neben der Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung und der pünktlichen Abgabe deiner Steuererklärungen zählen zu den wichtigsten Pflichten auch die Aufbewahrungspflichten.

Keine Buchung ohne Beleg. Diese Regel gehört zu den obersten Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung. Damit dieser Grundsatz auch für zurückliegende Jahre Bestand hat, gibt es die Aufbewahrungspflichten.

Mit der Aufbewahrung deiner Einnahmenüberschussrechnung und den anderen Belegen deiner Buchhaltung musst du die Geschäftsvorfälle deiner freiberuflichen Tätigkeit dokumentieren. Das Finanzamt verfolgt mit dieser Auflage den Zweck der Nachprüfbarkeit. Dies bedeutet, dass die Behörde sich vorbehält, dann geschäftlichen Aktivitäten auch für zurückliegende Jahre prüfen zu können.

Deshalb werden Steuern in der Regel nur vorläufig festgesetzt. Erst wenn das Finanzamt deine Angaben in der Einnahmenüberschussrechnung z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrolliert hat, setzt es die zu zahlende Steuer endgültig fest.

Welche Unterlagen musst du wie lange aufbewahren?

Unabhängig davon, ob du dich in einem Heilberuf selbstständig machst oder wissenschaftlich freiberuflich tätig bist, erstellst du für die Ausübung deiner Tätigkeit bestimmte Belege. Neben der Einnahmenüberschussrechnung – mit der du deinen steuerpflichtigen Gewinn ermittelst – zählen hierzu z. B. die Rechnungen, die du selbst schreibst und die Rechnungen, die du von anderen Unternehmen bekommst.

Zu den weiteren Belegen gehören die Auszüge deines Geschäftskontos oder auch der Mietvertrag, wenn du für deine freiberufliche Tätigkeit z. B. ein Büro angemietet hast.

Mit all diesen Belegen weist du deine geschäftliche Tätigkeit gegenüber dem Finanzamt nach. Bist du z. B. als Zahnarzt tätig und hast diverse Laborkosten, bekommst du die Leistung in Rechnung gestellt. Hiermit kannst du belegen, dass der Aufwand eine Betriebsausgabe darstellt, die deinen steuerpflichtigen Gewinn mindert.

Der Gesetzgeber unterscheidet die sechsjährige Aufbewahrungsfrist und die zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Für den Zeitraum von sechs Jahren musst du z. B. die folgenden Belege aufbewahren:

• Prüfungsberichte über eine steuerliche Außenprüfung
• Kredit- oder Darlehensvertrag (nach dem Ende der Laufzeit)Briefe und Emails über den Schriftverkehr mit Kunden oder Geschäftspartnern
• Unterlagen über die Investitionszulage
• Mahnbescheide
• Preislisten
• Versicherungspolicen

Für die folgenden Belege gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:

• Einnahmenüberschussrechnung
• Steuererklärungen und Steuerbescheide
• Kontoauszüge für das Konto auf dem die betrieblichen Einnahmen und die betrieblichen Ausgaben erfasst sind
• Kassenblätter
• Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen
• Unterlagen über Bürgschaften
• Lohnabrechnungen
• Beitragsnachweise für die Krankenkassen
• Grundbuchauszüge für Immobilien, die im Eigentum des Freiberuflers stehen
• Quittungen über geleistete Zahlungen
• Nachweis über die betrieblich geltend gemachten Telefon- oder Internetkosten
• Zahlungsanweisungen

Die Aufbewahrungsfrist – wann beginnt sie?

Für die Wahrung der Aufbewahrungsfrist musst du wissen, dass sie mit dem Abschluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Beleg oder das Dokument entstanden ist. Hast du von deinem Lieferanten z. B. eine Rechnung erhalten, die auf Datum 19. Februar 2021 lautet, beginnt die Aufbewahrungsfrist für diesen Beleg am 31. Dezember 2021. Da der Gesetzgeber für Eingangsrechnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren bestimmt hat, endet die Frist für diesen Beleg am 31. Dezember 2030.

Beispiel

Ein Architekt erstellt seine Einnahmenüberschussrechnung für das Jahr 2020 am 26. Februar 2021. Das Dokument muss für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2021. Sie endet am 31. Dezember 2030.

In welcher Form musst du deine Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Ein Gebot bei der Aufbewahrung der Unterlagen ist, dass Belege und Dokumente für den gesamten Zeitraum lesbar sein müssen. Deshalb ist es z. B. notwendig, dass Belege, die auf Thermopapier erstellt wurden, kopiert werden müssen. Die Kopie muss zusammen mit dem Original des Belegs aufbewahrt werden.

Darüber hinaus sieht der Gesetzgeber für bestimmte Belege und Dokumente eine spezielle Aufbewahrungsform vor.

Aufbewahrung von Originalen

Die Einnahmenüberschussrechnung musst du nach den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) eigentlich im Original aufbewahren. Ein im Jahr 2004 vom Bundesfinanzministerium verfasstes Schreiben (BMF-Schreiben vom 08. März 2004) trifft allerdings eine hiervon abweichende Regelung. Demnach können Einnahmenüberschussrechnungen auch digital auf einem separaten Datenträger aufbewahrt werden.

Für deine Eingangsrechnungen – diese hast du von deinen Lieferanten erhalten – gilt, dass die bildliche Wiedergabe mit dem Original der Papierrechnung übereinstimmen muss. Wurde die Rechnung elektronisch erstellt, reicht nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums eine inhaltliche Übereinstimmung mit dem Originaldokument aus, wenn du die Lesbarkeit sichergestellt hast.

Papierrechnungen und andere Originalbelege musst du für die Dauer der Aufbewahrung (sechs bzw. Jahre) an einem Ort aufbewahren, an dem sie nicht zerstört werden können. Dies bedeutet, dass die Unterlagen in einem Raum gelagert werden, wo du sie vor Feuer, Wasser oder dem Verblassen schützen musst. In jedem Fall muss gewährleistet sein, dass eine sachverständige dritte Person auch noch nach Jahren dem Dokument die Informationen geben kann, die es beinhaltet.

Ebenfalls wichtig, dass du die Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand aufbewahrst. Nachträgliche Korrekturen widersprechen den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung.

Aufbewahrung von elektronisch übermittelten Dokumenten

Zu den Dokumenten, die dir in elektronischer Form vorliegen, zählen in erster Linie die elektronisch erstellten Rechnungen, die dir deine Lieferanten per E-Mail zusenden. Auch hier ist es notwendig, dass du die Echtheit des Dokuments z. B. gegenüber einem Betriebsprüfer belegen kannst.

Aus diesem Grund muss das Dokument mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen sein. Die Herkunft des elektronischen Dokuments kann aber auch durch Nutzung des elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI-Verfahren) gewährleistet sein.

Wie kannst du das Aufbewahren deiner Belege erfolgreich organisieren?

Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege, die deine freiberufliche Tätigkeit belegen, kannst du nur bewerkstelligen, wenn du die Belege zunächst in einem separaten Ordner von deinen privaten Ausgaben trennst. Um selbst den Überblick zu behalten, solltest du für jedes Jahr einen Ordner anlegen und die zwölf Monate durch Laschen trennen.

Eine weitere Zuordnung der Belege kannst du nach verschiedenen Sachgebieten vornehmen. Fasse z. B. alle Kosten, die mit deinem betrieblich genutzten Pkw in Zusammenhang stehen oder alle Kosten, die du für deine gemietetes Büro aufwendest, zusammen.

Auch eine Ordnung der Belege, die eine Trennung nach den beiden Mehrwertsteuersätzen vorsieht, hinterlässt bei einem Betriebsprüfer vom Finanzamt einen guten Eindruck.

Für die Organisation deiner Aufbewahrung kannst du auch auf verschiedene Dokumentenmanagementsysteme zurückgreifen. In jedem Fall musst du sicherstellen, dass du dem Finanzamt den Datenzugriff auf die verlangten Daten zugänglich machen kannst.

Du kannst dir den Vorteil zunutze machen, dass du die Belege einscannst und digital in deinem System ablegst. Damit ist nicht nur die Lesbarkeit sichergestellt. Das Dokument ist mit Unterstützung des Dokumentenmanagementsystems auch vor einer nachträglichen Änderung geschützt. Auf diese Weise trägst du am besten dazu bei, dass du dich an die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung hältst.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

In der Regel kündigt das Finanzamt es an, wenn eine Betriebsprüfung bei dir durchgeführt werden soll. In diesem Fall erhältst du eine schriftliche Prüfungsanordnung, in welcher dir das Datum und der Umfang der Prüfung mitgeteilt wird. Möchte das Unternehmen aber eine Umsatzsteuernachschau bei dir durchführen, muss es sich nicht unbedingt im Vorfeld bei dir melden.

Für beide Fälle gilt, dass du die Belege für einen bestimmten Zeitraum (in der Regel umfasst dieser drei Jahre) vorlegen musst. Das Finanzamt will sämtliche Belege sehen. Der Betriebsprüfer kontrolliert hierbei z. B., ob die Rechnungen für den Vorsteuerabzug, den Bestimmungen im Umsatzsteuerrecht entsprechen oder ob du alle deine Einnahmen korrekt deklariert hast.

Wie wird ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht behandelt?

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten wird von den Finanzbehörden nicht automatisch als eine ordnungswidrige Handlung angesehen, die bestraft werden muss. Kannst du aber z. B. nicht nachweisen, dass bestimmte Einnahmen nichts mit deiner freiberuflichen Tätigkeit zu tun haben, ist das Finanzamt berechtigt, Hinzuschätzungen zu deinem erklärten Gewinn vorzunehmen.

Kommt während einer Prüfung der Verdacht auf, dass du vorsätzlich Einnahmen verschweigst, oder private Ausgaben gewinnmindernd berücksichtigt hast, musst du unter Umständen mit einer Anklage wegen Steuerhinterziehung rechnen.

Zusammenfassung

Machst du dich als Freiberufler selbstständig, gehört es zu deinen steuerlichen Pflichten, dass du alle Belege, die mit deiner freiberuflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen, aufbewahrst.

Mit Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erfüllst du einen der obersten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung. Dieser besagt, dass du keine Buchung ohne Beleg vornehmen darfst.

Die Aufbewahrung der geschäftlichen Unterlagen dient dem Finanzamt für eine spätere Nachprüfung der Angaben, die du in deiner Einnahmenüberschussrechnung und deiner Steuererklärung gemacht hast.

Für die Dauer der Aufbewahrung sieht der Gesetzgeber eine sechsjährige und ein zehnjährige Aufbewahrungsfrist vor.

Sechs Jahre musst du z. B. Mahnbescheide und die schriftliche Korrespondenz mit deinen Kunden und deinen Geschäftspartnern aufbewahren. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt für deine Einnahmenüberschussrechnung und deine Steuererklärung.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der betreffende Beleg angefertigt wurde.

Wichtig ist, dass du sowohl bei den Originalbelegen als auch bei den elektronisch übermittelten Rechnungen die Lesbarkeit des Dokuments sicherstellen kannst.

Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb eines überschaubaren Zeitraums einen detaillierten Überblick über deine geschäftliche Lage verschaffen können.

Zur Unterstützung einer ordnungsgemäßen Archivierung der Belege kannst du ein Dokumentenmanagementsystem einsetzen. Hierdurch stellst du gleich sicher, dass das Dokument vor einer nachträglichen Veränderung geschützt ist.

Der Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen führt nicht automatisch zu einer Ordnungswidrigkeit. Das Finanzamt ist allerdings berechtigt, Hinzuschätzungen zu dem von dir erklärten Gewinn vorzunehmen. Erkennt ein Betriebsprüfer, dass du vorsätzlich Einnahmen verschweigst, oder Ausgaben gewinnmindernd geltend gemacht hast, die mit deiner freiberuflichen Tätigkeit nichts zu tun haben, musst du mit einer Anklage wegen Steuerhinterziehung rechnen.